24 tips gällande Dynamics 365 Business Central

24 tips om hur du får ut det bästa från Business Central

Som en tidig julklapp ger vi dig 24 utmärkta tips om hur du jobbar snabbare, effektivare och kan dra största möjliga nytta av Microsofts affärssystem Dynamics 365 Business Central. Med början den 1 december släpper vi ett tips per dag fram till finalen den 24e.


#1 Utforska alternativa rollcenter i Business Central

Visste du att startsidan och menysystemet i Business Central kan utformas för att passa många olika verksamheter och användargrupper? Startsidan ger enkel åtkomst till statistik, vanliga åtgärder och ett menysystem som gör det enkelt för användaren att hitta systemets funktioner. Att låta användarna ha en startsida som sammanfattar aktuell status med tydliga att-göra-högar gör att användarnas arbete effektiviseras och risken att missa viktiga händelser reduceras.

Rollcenter Chef i Dynamics 365 Business Central

Anpassning av rollcenter

Rollcenter kan skräddarsys för ert företag och era användargrupper. Hur ni organiserar ert arbete på företaget kanske skiljer sig från hur andra företag jobbar. I Business Central är det möjligt att specialanpassa rollcenter utifrån just hur ni jobbar.

Bland de komponenter som går att lägga in på startsidan finns:
Menysystem - Överst på sidan visas ett menysystem där användaren enkelt hittar systemets funktioner grupperade efter områden. Denna gruppering av funktionerna behöver inte vara samma mellan de olika rollcenterna utan utgår från den gruppering av arbetsuppgifter som är relevant för den aktuella rollen.
Vanliga åtgärder - De vanligast åtgärderna som användaren gör länkas ut direkt på startsidan. Det gör att användaren inte behöver klicka sig vidare i flera steg för att exempelvis skapa en offert om detta är en uppgift som utförs många gånger om dagen.
Aktiviteter - Länkar till olika listor med dokument. Själva länken visas som en kort eller nyckeltal som gör det enkelt för användaren att se antalet dokument i listan eller exempelvis en summering av belopp för dokumenten i lista. Aktiviteterna kan utgöra grunden för ett arbetsflöde där användare enkelt kan se vad denne behöver göra just nu.
Grafer och rapporter - Direkt på startsidan kan grafer, rapporter samt även Power BI rapporter visas.
Listor - På startsidan är det möjligt att lägga in listor med specifika poster som användaren vill ha enkel åtkomst till. Det kan exempelvis vara projektledaren som enkelt vill komma åt sina aktuella projekt.

Utforska befintliga rollcenter

Du kan börja med att utforska alternativa rollcenter själv genom att prova att byta rollcenter i Mina inställningar. Du kommer åt dessa genom att klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet och därefter välja Mina inställningar.

Välj Mina inställningar i Dynamics 365 Business Central

I dialogen Mina inställningar kan du ändra Roll till någon av de roller som finns tillgängliga i systemet. Du kan enkelt testa igenom de befintliga rollerna för att se vilket rollcenter som passar dig bäst. Om ni sedan vill bygga skräddarsydda rollcenter kan man med fördel utgå från något av de befintliga för att på så sätt spara tid.

Mina inställningar i Dynamics 365 Business Central

<-Tillbaka till början


 

#2 Anpassa menyer i Business Centrals rollcenter

I ditt rollcenter visas de menypunkter som visar de funktionerna som du förväntas använda oftast. I det fall du behöver komma åt något som saknas i ditt rollcenter kan du enkelt använda sökfunktionen uppe i högra på bilden.
När du skriver in exempelvis ordet "Projekt" visas först de sidor och uppgifter som innehåller ordet "Projekt", sedan visas de rapporter och analysfunktioner som innehåller ordet "Projekt".

Sök efter Projekt i Dynamics 365 Business Central

Du kan välja att öppna sidan, rapporten eller motsvarande genom att klicka på den raden i sökresultatet. Det du också kan göra är att klicka på bokmärkesfunktionen så kommer den aktuella funktionen att läggas till i menyn på ditt rollcenter.

Bokmärk projektlistan i Dynamics 365 Business Central

Du kan därefter välja att flytta menypunkten inom menysystemet på din startsida genom att välja anpassa och därefter dra menypunkten till önskad position.

Välj funktionen Anpassa i Dynamics 365 Business Central

Flytta menypunkten Projekt i Dynamics 365 Business Central

När du är färdig med flyttningen av menypunkten klickar du på knappen Färdigt. Om du behöver ångra dig och återställa menyerna till ursprungsläget klickar du istället på knappen Rensa anpassning.

<-Tillbaka till början


 

#3 Anpassa dina egna skärmbilder i Business Central

Business Central är utformat för att ge användare ett enkelt användargränssnitt där de enkelt kan komma åt relevant information och funktioner. Som användare har du stora möjligheter att själv skräddarsy hur dina skärmbilder ska se ut.

Anpassa rollcenter

Till att börja med innehåller många rollcenter möjligheten att ställa in hur stack-ikonerna ska se ut när det kommer till vad som vad som är bra, medel eller dåliga värden. I exempelvis rollcentret för Chef kan du ställa in hur stack-ikonern ska se ut genom att klicka på Aktiviteter och därefter välja Konfigurera stack-ikoner.

Konfigurera Stack-ikoner i  Dynamics 365 Business Central

Detta öppnar formuläret Inställning av Stack-ikon. I detta formulär kan du ställa in brytvärden för nyckeltalet i form av låga värden, medelstora samt höga värden. För varje kategori kan du även ställa in om nyckeltalet ska visas med indikering om det är Bra, Dåligt, Ambivalent, Underordnat eller neutralt.

Inställningar Konfigurera Stack-ikoner i  Dynamics 365 Business Central

På detta sätt kan du göra så att stack-ikonerna ändrar utseende vid olika värden. Se exempel på hur samma stack-ikon kan ha olika utseende beroende av hur du ställer in värdena:

Utseende Stack-ikoner i  Dynamics 365 Business Central

Anpassa listor

Du kan själv anpassa vilka kolumner som ska visas i en lista och i vilken ordning dessa ska visas genom att välja att klicka på kugghjulet längst upp till höger och välja Anpassa.

Anpassa Listor i  Dynamics 365 Business Central

Genom att klicka på knappen + Fält visas ett en lista med fält som du kan välja att dra in till listan.

Anpassa Listor och lägg till fält i  Dynamics 365 Business Central

Utöver att du kan dra in nya fält till listan så kan du flytta fält till andra ställen i listan, välja att dölja fält, låsa/låsa upp fältet för att ändra storlek samt undanta/inkludera fält för snabbinmatning. Om du för markören över ett fält visas en röd pil och klickar du på pilen visas en snabbmeny med de olika alternativen.

Anpassa Listor ändra fältinställningar i  Dynamics 365 Business Central

Anpassa formulär

På samma sätt som du kan anpassa layouten på listor kan du även justera vilka fält som ska visas i formulär och hur de ska visas. Om du för markören över ett fält visas en röd pil och klickar du på pilen visas en snabbmeny med de olika alternativen.

Anpassa Kort ändra fältinställningar i  Dynamics 365 Business Central

<-Tillbaka till början


 

#4 Arbeta med datum i Business Central på ett effektivt sätt

I affärssystem är datum viktiga parametrar som anges ofta. Business Central har därför effektiva rutiner som gör att du snabbt kan registrera datum på ett sätt som hjälper dig att spara både tid och energi.

Business Central ändrar datumformat utifrån användarens regionala inställningar. Du ändrar dessa genom att klicka på kugghjulet längst upp till höger och därefter välja alternativet Mina inställningar. I dialogen Mina inställningar kan väljer du vilken Region som systemet ska hämta sina inställningar ifrån. Genom att välja Svensk är datumformatet ÅÅÅÅ-MM-DD medan om du istället exempelvis väljer USA blir datumformatet DD/MM/ÅÅÅÅ.

I denna dialog kan du även ange Arbetsdatum vilket är en funktion som underlättar datumregistreringen. Om du exempelvis håller på att registrera order för gårdagens datum kan du temporärt ändra orderdatum till gårdagens datum så tilldelas ordrarna automatiskt orderdatum till arbetsdatumet istället för dagens datum. Arbetsdatumet sätts automatiskt till dagens datum då du loggar in i Business Central.

Ändra arbetsdatum i Dynamics 365 Business Central

Business Central förstår kontexten av ett datum

Då ett datum ska registreras kan du göra det i dess fulla format i enlighet med det valda regionala datumformatet. Om du exempelvis ska registrera datumet den 4 december 2019 kan detta alltså anges genom att du skriver 2019-12-04. Det bli alltså totalt 12 tangenttryck.

Business Central förstår också om du skriver in datumet på det kortare formatet ÅÅMMDD, i vårt exempel 191204. Det blir en besparing på 4 tecken.

Business Central förstår också kontexten av ett datum. Om arbetsdatum är samma år behöver du bara ange månad och dag, dvs 1204. Är du dessutom i samma månad behöver du bara ange dag, dvs 04.

Det finns också ett antal snabbkommandon för att välja datum. För dagens datum kan du ange bokstaven "D" och Business Central kommer att översätta det till dagens datum. Vill du ange en viss veckodag i aktuell vecka kan du skriva in snabbval för denna veckodag; M=Måndag, T=Tisdag, O=Onsdag, TO=Torsdag, F=Fredag, L=Lördag, S=Söndag.

<-Tillbaka till början


 

#5 Använd Business Centrals inbyggda hjälpfunktion

Business Central har omfattande rutiner för att hjälpa användaren att hitta rätt funktioner och förklara hur systemet används på bästa sätt. Du finner onlinehjälpen genom att klicka på frågetecknet högst upp till höger på skärmen och där välja Hjälp och support.

Öppna onlinehjälpen i Dynamics 365 Business Central

När du öppnar öppnar hjälpen ser du bland annat länken till den sida/uppgift som du är på för tillfället.

Online-hjälpen i Dynamics 365 Business Central

Du kan också enkelt komma åt hjälp om de olika fälten i formuläret genom att klicka på fältnamnet. Då visas en mindre hjälptext direkt i formuläret.
Du kan också välja att få mera information om det aktuella fältet genom att klicka på länken Mer i snabbhjälptexten du snabbt kommer till hjälptexten för den aktuella sidan.

Tooltip-hjälpen i Dynamics 365 Business Central

Använd sökfunktionen för att hitta svar

Du kan också använda sökfunktionen för att ställa frågor till Business Central. Ponera att du exempelvis vill veta hur du skapar projektfakturor. Du kan då använda sökfunktionen för att skriva in exakt din fråga:

Sök efter hjälp i Dynamics 365 Business Central

Även denna funktion utgår från var är i systemet för att hitta relevanta hjälpavsnitt. Om du exempelvis är i projektlistan och söker på "Skapa faktura" visas aktuella åtgärder på sidan först, innan länkar till sidor, uppgifter och därefter till dokumentation:

Sök efter hjälp i Dynamics 365 Business Central där du befinner dig

<-Tillbaka till början


 

#6 Arbeta snabbare i Business Central med snabbtangenter

Affärssystem innebär ofta en hel del registreringsarbete som, om du lär dig snabbkommandon, kan gå mycket snabbare att utföra. Ta dig tiden att lära snabbkommandon för de vanligaste åtgärderna så kommer du snart att inse att du enkelt kan mer än fördubbla hastigheten du jobbar med i systemet. I princip alla funktioner har snabbkommandon som du når med speciella tangenttryckningar. Exempel på de vanligaste:

        
KommandoBeskrivning

Ctrl + C
Kopiera ett värde

Om fältet är i fokus men i Business Central, men du inte har valt text i fältet, kommer Ctrl + C att kopiera hela värdet. Om du har valt text inom fältet kopierar Ctrl + C endast den markerade texten.

F5
Uppdatera data på den aktuella sidan

Om någon annan arbetar på samma sida samtidigt som du, tryck bara på F5 för att se till att informationen på sidan är uppdaterad.

Alt + pil ned
Öppna en listruta eller slå upp ett fältvärde

Esc
Stäng den aktuella sidan eller listrutan

Alt + upppil
Visa ett verktygstips

Visa ett verktygstips (tooltip) för aktuellt fält eller en tabellkolumnrubrik. Om fältet har valideringsfel visar Alt + uppil valideringsfelet. Du kan stänga verktygstipset med antingen Esc eller Alt + uppil.

Tab
Flytta fokus till nästa element

Skift + Tab
Flytta fokus till föregående element

Ctrl + Fl
Öppna Business Central-hjälp för den aktuella sidan

Alt + F7
Sortera vald kolumn i listvy

Sortera den valda kolumnen i stigande eller fallande ordning.

Alt + N
Lägg till en ny rad i en redigerbar lista

Ctrl + Klicka
Välj flera rader i listvy

Håll inne Ctrl och klicka på den eller de rader som du vill markera utöver den som var markerad tidigare

Alt + N
Skapa en ny post

Detta öppnar en sida för att skapa en ny post. Ytterligare genvägar relaterade till att skapa nya poster är:
Alt + Shift + N: stäng en nyskapad sida och öppna en ny för att skapa en ny post
Alt + F9: publicera ett dokument och skapa ett nytt

Alt + T
Öppna sidan Mina inställningar

F8
Kopiera från cellen ovan

Hela listan med snabbkommandon->

Använder du Mac, se denna lista med snabbkommandon till Business Central på Mac->

<-Tillbaka till början


 

#7 Öppna nya fönster i Business Central

Du kan öppna flera flikar med Business Central för att på så sätt hantera flera olika aktiviteter samtidigt. Det kan exempelvis vara att du vill jobba i flera olika företag samtidigt eller att du vill ha flera olika kort/listor öppna i samma företag samtidigt för att kunna göra flera olika aktiviteter.

I det läge du har ett kort öppet och vill fortsätta ha det öppet samtidigt som du vill jobba vidare med den underliggande listan kan du välja att klicka på symbolen "Öppna sidan i nytt fönster". Då du väljer denna åtgärd öppnas ett nytt fönster i webbläsare med den aktuella posten samtidigt som den tidigare fliken i webbläsaren går tillbaka till att visa den lista du tidigare var på.

Öppna i nytt fönster i Dynamics 365 Business Central

<-Tillbaka till början


 

#8 Jobba i flera företag samtidigt

Har ni flera företag i samma installation av Business Central som du växlar fram och tillbaka mellan? Du vet väl om att du enkelt kan öppna upp flera företag samtidigt?

För att öppna flera företag samtidigt i Business Central gör du så här:

  1. Kopiera adressen till Business Central i webbläsarens adressfält och öppna sedan en ny flik i din webbläsare.
  2. Klistra in adressen till Business Central i den nya flikens adressfält
  3. När sidan laddats väljer du att öppna mina inställningar genom att först klicka på kugghjulet uppe till höger och välja Mina inställningar.
  4. I dialogen Mina inställningar anger du företaget du vill ska visas i den nya fliken i fältet Företag
  5. Nu har du två företag öppna samtidigt i två olika flikar i din webbläsare. Du kan när som helst växla mellan de två flikarna utan att vara tvungen att navigera dig tillbaka till rätt sida.

<-Tillbaka till början


 

#9 Förhandsgranska bokföring i Business Central

Business Central är ett system som består av många olika rutiner som automatiskt skapar bokningar utifrån mallar och underliggande funktioner. Denna automatik kan göra att det är svårt att i förväg veta vad ens bokningar kommer att resultera i, innan de är skapade.

I Business Central finns därför funktion som möjliggör att du kan förhandsgranska bokföringen innan den faktiskt genomförts. Parallellt med de vanliga åtgärderna Bokför och Bokför och skriv ut finns åtgärden Förhandsgranska bokföring. Då du väljer denna åtgärd körs systemets bokföringsrutiner på samma sätt som då den vanliga bokföringen anropas, men utan att permanent spara transaktioner och bokförda dokument.

Förhandgranska bokföring i Dynamics 365 Business Central

Då bokföringsrutinen körts visas automatiskt fönstret Förhandsgranska bokföring. Detta fönster påminner om den vanliga Analysera fönstret med den stora skillnaden att de transaktioner som den listar som resultatet av bokföringen faktiskt inte är skapade.

Förhandgranska bokföring i Dynamics 365 Business Central

På samma sätt som i Analysera funktionen kan du spåra dig ner i de olika transaktionerna:

Förhandgranska bokföring i Dynamics 365 Business Central

<-Tillbaka till början


 

#10 Redigera i Excel i Business Central

Du kan enkelt redigera information i Business Central med hjälp av Excel. Det kan vara praktiskt då du exempelvis ska underhålla register så som kund, leverantör eller artiklar.

Öppna i Excel

Vill du endast öppna posterna i Excel för att där göra beräkningar, skapa rapporter eller liknande väljer du alternativet Öppna i Excel. De poster som visas i listan (aktuellt filter) kommer då läggas in i en ny Excel-kalkyl som laddas ner.

Alternativet Öppna i Excel i Dynamics 365 Business Central

Kolumnerna i kalkylbladet är samma som visades i listan och de beräknade fälten innehåller värden utifrån de aktuella summeringarna.

Öppna i Excel i Dynamics 365 Business Central

Redigera i Excel

Du kan också välja att öppna upp listan i Excel för redigering. Detta sker med hjälp av ett tillägg till Excel som gör det möjligt att skjuta tillbaka uppdateringar till Business Central.
Då du står i en lista som du vill redigera i Excel väljer du alternativet Redigera i Excel.

Alternativet Redigera i Excel i Dynamics 365 Business Central

Första gången du gör detta kommer du vara tvungen att installera tillägget i Excel som gör detta möjligt:

Alternativet Öppna i Excel i Dynamics 365 Business Central

<-Tillbaka till början


 

#11 Användaruppgifter i Business Central

Det kan vara svårt att hålla reda på alla aktiviteter och uppgifter som ska utföras i ett affärssystem. Därför finns det i Business Central en funktion som hjälper dig med detta.
Du kan skapa och tilldela dig eller dina medarbetare uppgifter som ska utföras vid specifika tidpunkter med information och länkar till de rutiner som ska användas.

För att komma till listan med dina uppgifter kan du antingen söka efter Uppgifter för användaren, eller se ikon-stacken på din startsida med benämningen Väntande användaruppgifter.

Rollcenter Väntande användaruppgifter i Dynamics 365 Business Central

I listan med användaruppgifter ser du de uppgifter som tilldelats dig eller en grupp användare som du tillhör.

Lista användaruppgifter i Dynamics 365 Business Central

I listan kan du Öppna upp uppgifter, markera uppgifter som slutförda samt skapa nya uppgifter vid behov.

Användaruppgifter i Dynamics 365 Business Central

<-Tillbaka till början


 

#12 Hantera sessioner Central

Vill du veta vilka användare som för närvarande är inloggade i Business Central för att se om någon orsakar och låser posten du behöver redigera? Du kan enkelt visa listan över inloggade användare med Sessions-funktionen i Admin Center

Öppna en miljö i Administration Center och välj funktionen Hantera sessioner:

Nu kan du granska och avbryta sessioner:

Sidan visar information om aktiva sessioner i en miljö och låter dig avbryta valda sessioner.
Använd kryssrutan Visa sessionsdetaljer för att visa fler eller färre detaljer.

Avbryt sessioner
Avbryta en session är ibland det enda sättet att ta bort låset från en användare. En stor och krävande rapport låser till exempel data i en tabell och kan därmed hindra andra användare från att arbeta.
För att avbryta en session, välj den i listan och välj Avbryt session .

<-Tillbaka till början


 

#13 Olika sorters artiklar i Business Central

Du kan använda artiklar för att definiera de varor och tjänster som du köper och säljer. Genom att ställa in inställningarna på artikelkortet korrekt kan du styra hur du vill att systemet ska hantera inköp och försäljning av en viss artikel. Värdet i fältet Typ ändrar fullständigt hur Business Central hanterar den aktuella artikeln.

De olika alternativen för fältet är; Lager , Inte-i-lager respektive Tjänst . Vanliga artiklar som du köper, lagerför och säljer är därför markerade som Lager . Att köpa och sälja dessa artiklar orsakar lagertransaktioner som gör att du kan hålla reda på hur många du har kvar i lager och till vilket värde.
Artikeltyperna Tjänst och Inte i lager inkluderar inte lagerkvantitet och värdespårning.

Om du till exempel vill sälja och leverera en förpackad tjänst kan du välja att sälja den som en artikel med varutypen Tjänst . Detta ger dig fördelen med Business Centers avancerade pris- och rabattstruktur utan att påverka lager och inköp med oplanerade biverkningar.

För mer information om hur värderingsprinciper och vilka typer av funktioner varje artikeltyp stöder, läs mer på sidan Om artikeltyper

<-Tillbaka till början


 

#14 Spara skannade bokföringsunderlag i Business Central

Visste du att du kan spara underliggande bokföringsdata direkt i Business Central? Det kan till exempel vara kopior av fakturor, kvitton eller dokumentation för de bokningar du gör i systemet. Det betyder att det inte bara är inkommande fakturor som du kan ladda, tolka och spara i systemet utan också dokumentation om interna bokföringsorder.

Beroende på ditt rollcenter kan funktionen Inkommande dokument länkas på din startsida, annars kan du enkelt söka efter funktionen genom att välja sökfunktionen:

Incoming documents in Dynamics 365 Business Central

Listan över inkommande dokument som lagras i systemet (både de som är länkade till transaktioner eller som ännu inte har länkats) visas. Du kan snabbt växla filtrering av listan så att endast bearbetade eller obearbetade filer visas genom att välja alternativet Visa.

Växla mellan Behandlade/Obehandlade Inkommande dokument i Dynamics 365 Business Central

För att infoga en ny fil i listan, välj menyn Ny. Du kan sedan välja att ladda upp en befintlig fil (till exempel ett dokument som beskriver en bokföringsorder) eller skanna en bild med din kamera eller skanner som är ansluten till din dator.

Skapa nytt Inkommande dokument i Dynamics 365 Business Central

Efter uppladdning av filen visas formuläret för det inkommande dokumentet. I det här formuläret kan du göra ytterligare anteckningar, ladda upp ytterligare filer som tillhör huvudfilen och se status (om det inkommande dokumentet är länkat till en bokförd transaktion och/eller publicerat dokument).

Nytt Inkommande dokument i Dynamics 365 Business Central

I situationen där det till exempel är en skannad inköpsfaktura som du har importerat, finns möjlighet att låta systemet tolka detta och automatiskt och utifrån den tolkade informationen skapa en inköpsfakturapost. I det fall du har laddat upp en beskrivning av en bokföringsorder, välj istället att skapa post manuellt i form av en bokföringsjournal:

Skapa manuell bokning från ett Inkommande dokument i Dynamics 365 Business Central

Skapa manuell bokning från ett Inkommande dokument i Dynamics 365 Business Central

Utifrån den inställning du har gjort för funktionen Inkommande dokument öppnas en redovisningsjournal med en ny post som redan innehåller länken till det inkommande dokumentet. Du kan naturligtvis justera den här journalen innan du lägger bokför den.

Redovisningsjournal med koppling till Inkommande dokument i Dynamics 365 Business Central

Det är också möjligt att länka inkommande filer direkt från en journal genom att välja en redan uppladdad fil eller direkt skapa ett inkommande dokument från journalen.

Infoga koppling till Inkommande dokument direkt från redovisningsjournalen i Dynamics 365 Business Central

När du sedan har bokfört journalen uppdateras informationen på formuläret för Inkommande dokument automatiskt. Du kan se att posten bokförts och välja att visa dessa transaktioner. Du har också tillgång till det inkommande dokumentet genom systemets Analysera-funktion.

Analysera med koppling till Inkommande dokument i Dynamics 365 Business Central

Bokfört Inkommande dokument i Dynamics 365 Business Central

Från formuläret Inkommande dokument har du naturligtvis möjlighet att se den bifogade filen eller filerna efteråt. Detta innebär att du blir mindre beroende av att söka efter papperskopior av bokföringsorder och enkelt kan komma åt dokumentationen direkt när du analyserar en bokning.

<-Tillbaka till början


 

#15 Skriv ut till epost-skrivare i Business Central

Molnbaserade system är lätta att komma igång med och kräver väldigt lite konfiguration. Men hur gör du för att ställa in exempelvis sökvägen till lokala skrivare för att göra skrivarval för olika rapporter?
Genom att använda tillägget "Send to Email Printer" kan du konfigurera anslutning till skrivare som kan ta emot epost. Det gör att du mycket enkelt kan sätta upp skrivarval i en distribuerad miljö där du exempelvis har användare på olika kontor, hemmaanvändare etc. som inte delar ett gemensamt lokalt nätverk.

Verifiera Tillägget "Send To Email Printer"

Gå till listan med Tillägg och verifiera att "Send To Email Printer" är installerat och aktiverat:

Aktivera tillägget Send to email printer i Business Central

Konfigurera en epost skivare

På sidan Skrivarhantering kan du se de skrivare som är inställda och du kan öppna inställningssidan för varje skrivare för att redigera en befintlig installation eller ställa in en ny skrivare.

Dialogen för att Konfigurera Epost skrivare i Business Central

Funktionen kräver att du har en korrekt konfiguration av SMTP. Du kommer till denna inställningsdialog genom att klicka på länken "Konfigurera SMTP" längst ner på sidan.

Har du flera skrivare kan du lägga till dessa genom att klicka på plustecknet överst i dialogen. Detta kräver att du har möjlighet att konfigurera dina skrivare så att de har varsin epostadress.

Konfigurera skrivarval för användare och rapporter

Du kan välja att i förväg konfigurera specifika skrivare för en viss rapport samt även olika skrivare för samma rapport för olika användare. Genom att välja funktionen Skrivarval har du möjlighet att göra detaljerade inställningar av detta: Dialogen skrivarval i Business Central

I exemplet ovan ser du hur skrivaren "E_POSTSKRIVARE" används för användaren ERIK.MOLLER vid utskrift av försäljningsfakturor samtidigt som skrivare "SKRIVARE 2" används för alla andra utskrifter av användaren.

<-Tillbaka till början


 

Aktivera systemets ändringslogg

Har det hänt att du undrar vad som fått information har ändrats i systemet. Du vet att det inte är du som ändrat informationen och alla andra är säkra på att det inte är de heller. Kan informationen ha ändrats av sig själv?

Med ändringsloggkonfigurationen i Business Central (BC) kan du göra detta och enkelt slå på en logg över ändringar på specifik information.

#16 Ändringslogg inställning

I ändringsloggen kan du slå på loggning av infoga, ändra samt borttagning av information i tabeller och tillochmed enskilda fält. Men först måste du slå på denna loggning.

Börja med att öppna inställningsdialogen för ändringsloggen.

I detta formulär börjar du med att aktivera funktionen ändringslogg genom att kryssa i rutan Ändringslogg aktiverad.

Observera att om du aktiverar ändringsloggen så kan systemet gå långsammare. Om du aktiverar loggning av tabeller och fält som det sker många ändringar i växer ändringsloggen snabbt. Du ska exempelvis inte logga tabeller som systemet själv skapar, så som transaktionstabeller.

Nu kan du gå vidare och aktivera loggningen i specifika tabeller. Välj funktionen Konfigurera/Tabeller.

Detta öppnar upp listan med systemets tabeller där du kan aktivera/avaktivera loggning per tabell.

För respektive tabell kan du nu välja om du vill logga när användare infogar, ändrar eller tar bort rader genom att ändra inställningen i motsvarande fält. Om du exempelvis vill logga alla förändringar i systemets kontoplan ändrar du inställningarna för tabell 15 Redovisningskonto enligt detta:

Ibland så kanske du är intresserad av att bara logga specifika fält som är extra känsliga. Det kan exempelvis vara betalningsvillkor, räntevillkor samt bankkontonummer på en leverantör. För att endast logga förändringar på vissa av fälten ändras inställningen istället för Alla fält till Några fält. Du kan då ställa in vilka fält genom att klicka på de tre punkterna vid sidan av valet (Assist edit).

Detta öppnar formuläret med tabellens alla fält där du kan välja vilka fält som ska omfattas av loggningen.

Justeringarna av loggningsinställningarna påbörjas så snart användare loggar in i systemet. Ändringar som görs av redan inloggade användare kommer inte att beröras av ändringen förens de loggar in i systemet på nytt.

Granska ändringsloggen

För att se loggen väljer du funktionen Ändringslogg transaktioner.

I detta formulär visas alla loggposter som skapats i systemet.

Du kan se när en ändring gjordes, av vem, vilken posttyp och vilken post. Du kan även se förändringen av värden i form av det gamla värdet och den nya värdet. Genom att skrolla sidan åt höger ser du fälten Fältrubrik, Typ av ändring, Gammalt värde och Nytt värde.

Du kan söka ut endast de ändringar du är intresserad av genom att sätta relevanta filter.

Du kan även skriva ut ändringsloggen som en rapport genom att välja funktionen Skriv ut:

Underhålla registret med ändringsloggen

I listan med ändringsloggtransaktioner finns en rutin för att rensa loggen. I denna kan du ställa in hur gamla transaktioner som ska tas bort, vilken tabell och även loggposter orsakade av en viss användare. Se därför till att åtkomstkontrollen begränsar vilka användare som har skrivbehörighet till ändringsloggen.

<-Tillbaka till början


 

#17 Få överblick på dina företag i funktionen Företagsnav

Jobbar du med flera olika företag i Business Central och vill ha en övergripande bild av statusen i de olika företagen samt ett sätt att snabbt navigera mellan dem? I så fall bör du kolla in funktionen Företagsnav.

Funktionen ligger i en Extension från Microsoft som du finner i listan med tillägg under namnet "Company Hub".

Du kan välja att använda det rollcenter som kommer med detta tillägg genom att välja rollen Företagsnav i Mina inställningar:

Välj rollen Företagsnav i Business Central

Alternativt kan du enkelt komma åt funktionerna genom att söka efter dem:

Sök efter Företagsnav i Business Central

I denna lista kommer du enkelt åt företag i en eller flera miljöer av Business Central. Detta kan innefatta både lokala installationer och/eller molninstallationer. Listan ger dig en överblick av alla företag du jobbar med och ett enkelt sätt att navigera till de specifika företagen.

Tom lista med inlänkade företag i Företagsnav i Business Central

För att sätta upp åtkomst till företag börjar du med att lägg till länkar till de miljöer som innehåller företagen. Genom att registrera en miljö inklusive länken till denna ger du Företagsnav funktionen möjlighet att ansluta till denna miljö för att visa upp dess företag:

Inställningsdialog för miljölänk i Företagsnav i Business Central

Tillägget Företagsnav kommer därefter att ansluta till denna miljö för att hämta listan med företag och informationen från dessa. Du kan därför få denna fråga från systemet om detta är ok, vilket du svarar "Tillåt alltid" på för att inte behöva svara på detta fråga flera gånger.

Tillåt tillägget Company Hub (Företagsnav) i Business Central att ansluta till extern tjänst

När företagen från den tillagda miljön lästs in så ser du direkt i listan information som hämtas från dessa. Du ser saldon på kassakonton, förfallna kund- samt leverantörsreskontrasaldon.

Lista med företag i Företagsnav i Business Central

I listan med företag kan du även se om det finns användaruppgifter kopplat till dig eller den grupp av användare du tillhör. Detta gör att du snabbt kan se vilket företag du behöver gå in i för att utföra uppgifter. Du kan även välja att visa listan med alla uppgifter:

Lista med mina uppgifter från olika företag i funktionen Företagsnav i Business Central

Från listan med dina användaruppgifter i de inlänkade företagen kan du enkelt gå till uppgiftskortet i respektive företag. Här kan du exempelvis markera när uppgiften är färdig, tilldela den till någon annan eller använda den som en "språngbräda" för att gå vidare till det formulär eller rapport där du genomför uppgiften.

Bilden användaruppgift i Business Central

<-Tillbaka till början

Vill du komma igång med Business Central? Registrera dig på vår kostnadsfria introduktionsutbildning och lär dig hur du kommer igång med Business Central.

Dela denna artikel

Om Effekt

Vi arbetar som experter på affärstödjande IT. Genom effektiv användning av Microsoft Dynamics 365 Business Central (tidigare Dynamics NAV) och Bizzjoiner kundportal skapar vi moderna affärslösningar som har dina kunder i fokus. Sedan starten 1997 har vi genomfört över tusen projekt tillsammans med fler än 100 kunder.

Vill du veta mer?

Skriv in dina kontaktuppgifter nedan så kontaktar vi dig.

CAPTCHA
Denna fråga är för att testa om du är en människa och används för att hindra spam.