Så städar ni Business Central för bättre Power BI-rapporter

Power BI gör det lättare att se vad som händer i verksamheten. Men rapporterna blir inte tydligare än den data de bygger på. Om artiklar saknar kategori, kunder förekommer flera gånger eller dimensioner används olika blir även en tekniskt korrekt rapport svår att tolka.

Det betyder inte att ni måste städa hela Business Central innan ni börjar. Ett bättre upplägg är att välja en viktig rapport, kontrollera just den data som rapporten behöver och förbättra kvaliteten steg för steg.

Power BI gör dataproblemen synliga

Många kvalitetsproblem märks knappt i det dagliga arbetet. En order kan registreras, en faktura bokföras och lagersaldot uppdateras även om informationen inte är konsekvent nog för bra analys.

Problemen blir tydliga först när data sammanställs i Power BI:

• Samma kunds försäljning är fördelad på flera kundnummer.
• Artiklar utan artikelkategori hamnar under "Okänd".
• Resultatet per avdelning är missvisande eftersom många poster saknar dimension.
• Försäljning per säljare är ofullständig eftersom säljarkod saknas på vissa kunder.
• Ekonomirapporten grupperar konton fel eftersom kontokategorier inte är korrekt uppsatta.

Siffrorna kan alltså vara bokföringsmässigt korrekta, men ändå svåra att använda för styrning. Frågan är därför inte bara om data finns, utan om den är registrerad på ett tillräckligt konsekvent sätt för den analys ni vill göra.

Börja med rapporten, inte med hela databasen

"Vi måste städa datan" låter lätt som ett omfattande projekt utan tydligt slut. Börja i stället med den fråga verksamheten vill kunna besvara.

Om den första rapporten ska visa försäljning och marginal per kund och produktgrupp behöver ni exempelvis inte börja med att granska hela leverantörsregistret. Fokusera först på kunder, artiklar, produktgrupper, försäljningsposter, kostnadsuppgifter och relevanta dimensioner.

Detta gör arbetet avgränsat. Ni kan också bedöma varje brist utifrån en enkel fråga: påverkar den vår möjlighet att förstå eller lita på den första rapporten?

Registren och inställningarna ni bör kontrollera

1. Dimensioner

Dimensioner används för att analysera transaktioner ur andra perspektiv än redovisningskontot, till exempel avdelning, affärsområde, projekt eller region. De är ofta avgörande när ledningen vill förstå varför resultatet har förändrats.

Om dimensionsstrukturen behöver ses över från grunden kan ni läsa vår fördjupande artikel Dimensioner i affärssystem - så bygger du en hållbar dimensionsmodell. Där går vi igenom hur dimensioner kan kopplas till verksamhetens styrmodell, hur en tydlig hierarki kan byggas och vilka frågor som bör besvaras innan strukturen införs eller förändras.

Kontrollera:

• Om dimensionerna motsvarar hur verksamheten faktiskt styrs.
• Om värdena har tydliga namn och om samma företeelse finns under flera värden.
• Om gamla värden fortfarande används på nya poster.
• Hur stor andel av relevanta poster som saknar dimension.
• Om standarddimensioner finns på exempelvis kunder, leverantörer, artiklar och redovisningskonton.
• Om vissa dimensioner ska vara obligatoriska och olämpliga kombinationer spärras.
• Om prioritetsreglerna ger rätt värde när flera källor föreslår olika dimensioner.

Business Central kan hämta standarddimensioner från exempelvis kund, leverantör, artikel eller konto. Microsoft rekommenderar att man testar samspelet mellan standarddimensioner, prioriteter och den ordning som uppgifter anges på dokument. Det är viktigt eftersom kund, artikel och lagerställe kan föreslå olika värden för samma dimension. Läs mer om dimensioner i Business Central hos Microsoft.

En vanlig fälla är att lägga till fler dimensioner för varje nytt rapportbehov. Färre välskötta dimensioner ger ofta bättre rapportering än många som används sporadiskt.

2. Kontoplan och kontokategorier

Kontoplanen ska vara begriplig och användas konsekvent. Kontrollera att:

• Inaktuella konton är blockerade och kontona har rätt typ och summeringsintervall.
• Samma affärshändelse inte bokförs på olika konton utan tydlig anledning.
• Kontokategorier och underkategorier är korrekt ifyllda.
• Kontoplanen inte används för uppdelningar som bättre hör hemma i dimensioner.

Detta är särskilt viktigt för Microsofts Power BI-app för ekonomi. Där behöver bokföringskontona ha kontokategori och underkategori, och kategorierna behöver mappas mot rapportmodellens kategorier för att nyckeltal och rapporter ska bli rätt. Microsoft beskriver inställningarna för Power BI-appen för ekonomi här.

3. Kundregistret

Kontrollera särskilt:

• Misstänkta dubbletter.
• Blockerade och inaktiva kunder samt land, region, valuta och säljarkod.
• Kundgrupper eller andra segment som används i rapporteringen.
• Bokföringsmallar och standarddimensioner.
• Om moderbolag och dotterbolag behöver kunna analyseras som en gemensam kundgrupp.

Business Central har stöd för att slå samman dubbletter av kunder och leverantörer, men kontrollera först fält, historik och eventuella konflikter. Läs Microsofts vägledning om dubbletter.

4. Artikelregistret

För försäljnings-, inköps- och lageranalys är artikelregistret ofta det mest arbetskrävande området. Kontrollera:

• Artikelkategori och eventuella produktgrupper.
• Varianter, enheter och blockerade eller utgångna artiklar.
• Standardleverantör, kostnadsmetod och kostnadsuppgifter.
• Generell produktbokföringsmall och lagerbokföringsmall.
• Standarddimensioner.
• Om försäljning ibland bokförs direkt på redovisningskonton i stället för på artiklar.

Den sista punkten är lätt att missa. Om en del av försäljningen bokförs direkt mot ett konto kan resultaträkningen vara rätt samtidigt som försäljning per artikel och produktgrupp blir ofullständig.

5. Leverantörer, lagerställen och projekt

För leverantörer kan relevanta fält vara leverantörsgrupp, land, valuta, inköpare och dimensioner. För lagerställen behöver koder och benämningar vara konsekventa. För projekt bör ni kontrollera status, ansvarig, kund, projektuppgifter, budget och dimensioner.

Om flera bolag ska jämföras behöver begrepp som "region" och "produktgrupp" betyda samma sak, eller mappas till en gemensam rapportstruktur.

6. Bokföringsmallar

Bokföringsmallarna styr vilka redovisningskonton transaktioner hamnar på. De påverkar därför både bokföringen och möjligheten att gruppera och förstå data i rapporterna.

Granska kund-, leverantörs-, produkt- och lagerbokföringsmallar. Kontrollera att gamla kombinationer inte används och att nya registerposter får rätt standardvärden. Microsofts dokumentation beskriver hur bokföringsmallarna styr konteringen.

All historik behöver inte rättas

När ett problem upptäcks finns det tre rimliga sätt att hantera det.

Tre äldre artikelkategorier som avser samma produktområde kan exempelvis mappas till en gemensam rapportgrupp i Power BI, samtidigt som nya artiklar registreras enligt den nya strukturen i Business Central.

Felaktiga dimensioner på bokförda redovisningsposter kan i vissa fall korrigeras i Business Central. Det ska göras kontrollerat eftersom ändringen kan påverka analysvyer och kostnadsredovisning. Microsoft beskriver konsekvenserna och arbetsgången för dimensionskorrigering.

En konkret arbetsmodell i sex steg

1. Välj en första rapport

Välj en rapport med tydlig nytta, exempelvis försäljning och marginal per kund och produktgrupp.

2. Bestäm definitionerna

Enas om vad begreppen betyder. Ska försäljning mätas vid order, leverans eller fakturering? Hur beräknas marginal och vad är en aktiv kund?

3. Mät nuläget

Ta fram några konkreta kvalitetsmått, till exempel:

• Andel försäljningsposter utan affärsområdesdimension.
• Antal aktiva artiklar utan artikelkategori.
• Antal kunder utan säljarkod.
• Antal misstänkta kunddubbletter.
• Antal bokföringskonton utan relevant kontokategori.

Power BI kan också visa avvikelserna och hjälpa er prioritera städningen.

4. Prioritera efter påverkan och insats

Rätta först sådant som påverkar viktiga nyckeltal, stora belopp eller många transaktioner.

5. Rätta framåt och hantera historiken separat

Inför standarddimensioner, mallar, obligatoriska fält eller spärrar där det är lämpligt. Bestäm sedan om historiska poster ska rättas, mappas i Power BI eller accepteras.

6. Validera och förvalta

Stäm av totalsummor och urval mot Business Central. Utse sedan ansvariga för register, dimensioner och rapportdefinitioner.

Datakvalitet är inte en engångsstädning. Det är ett arbetssätt som ska hindra att samma problem kommer tillbaka.

Exempel: grossisten som vill förstå sin marginal

En grossist vill analysera omsättning och marginal per kund, produktgrupp och affärsområde. Vid den första kontrollen upptäcks följande:

• 14 procent av de aktiva artiklarna saknar artikelkategori.
• Två snarlika kategorier används för samma produktområde.
• 9 procent av försäljningsposterna saknar affärsområdesdimension.
• Tre större kunder förekommer under flera kundnummer.
• En mindre del av försäljningen har bokförts direkt mot redovisningskonto.

Företaget väljer att:

1. Skapa nya artiklar från en mall och kräva artikelkategori.
2. Mappa äldre kategorier till en gemensam rapportgrupp i Power BI.
3. Lägga standarddimensioner på relevanta kunder och artiklar.
4. Utreda säkra kunddubbletter.
5. Visa kvarvarande avvikelser på en datakvalitetssida i Power BI.

Marginalrapporten kan därefter användas trots att all historik inte är omarbetad. Användarna känner till avgränsningarna och kvaliteten förbättras framåt.

Vanliga misstag

• Att städa allt före den första rapporten. Arbetet blir för stort och nyttan kommer för sent.
• Att ändra historik utan plan. Först måste ni förstå hur jämförelser över tid påverkas.
• Att skapa för många dimensioner. En dimension som används sporadiskt skapar mer osäkerhet än insikt.
• Att rätta data men inte processen. Komplettera städningen med mallar, standardvärden, validering och ansvar.
• Att låta teknikteamet definiera affärsbegreppen. Ekonomi och verksamhet måste äga definitionerna.
• Att inte stämma av mot Business Central. Kontrollera totalsummor, perioder och enskilda poster innan rapporten tas i bruk.

Så kan Effekt hjälpa

Effekt kan göra en avgränsad genomgång utifrån den första rapport ni vill använda.

Vi kan hjälpa er att:

• Mäta luckor, dubbletter och inkonsekventa värden.
• Granska dimensioner, kontoplan, kontokategorier och bokföringsmallar.
• Prioritera vad som ska rättas i Business Central respektive hanteras i Power BI.
• Konfigurera standarddimensioner, mallar och lämpliga valideringar.
• Ta fram kontroller, stämma av rapporterna och skapa en enkel förvaltningsrutin.

Sammanfattning

Bra Power BI-rapportering kräver inte ett perfekt Business Central. Den kräver en tillräckligt konsekvent datagrund för att rapporterna ska gå att förstå, lita på och använda i beslut.

Börja därför med en viktig rapport. Kontrollera de register och fält som påverkar den. Rätta både data och processen som skapade problemet, och skilj mellan det som ska ändras i Business Central och det som bättre hanteras i Power BI.

Vill du först se vilka färdiga rapporter som finns och vilken data de bygger på? Under Effekts kostnadsfria introduktionsutbildning i Power BI för Business Central visar vi rapporterna i praktiken och går igenom hur ni kan komma igång.

Om ni redan vet vilken rapport ni vill använda kan vi även hjälpa er att granska datagrunden och prioritera förbättringarna i Business Central.