Dimensioner i affärssystem - så bygger du en hållbar dimensionsmodell

Dimensioner kan ge ledningen svar på vilka delar av verksamheten som är lönsamma, var kostnader uppstår och vilka marknader, projekt eller satsningar som utvecklas bäst.

Men fler dimensioner ger inte automatiskt bättre beslutsunderlag.

Tvärtom kan en alltför detaljerad dimensionsmodell leda till mer administration, felaktiga värden och rapporter som ingen riktigt litar på. Det blir obligatoriska fält som användarna inte förstår, överlappande klassificeringar och ett växande antal dimensionsvärden med oklart syfte.

En bra dimensionsmodell börjar därför inte med frågan:

Vilka dimensioner kan vi lägga till?

Den börjar med:

Vilka återkommande beslut och uppföljningar ska vår ekonomiska information stödja, och hur kan transaktionerna klassificeras rätt med minsta möjliga manuella arbete?

I den här guiden går vi igenom hur dimensioner bör planeras, vad de ska användas till, vad som inte bör vara en dimension och hur man hittar rätt balans mellan kontroll, automatik och enkelhet.

Vad är en dimension i ett affärssystem?

En dimension är en klassificering som läggs till på en ekonomisk transaktion för att den senare ska kunna grupperas, filtreras och analyseras.

En enkel grundregel är:

Kontot beskriver vad som har bokförts. Dimensionerna kompletterar med exempelvis var i organisationen utfallet hör hemma, vilken del av verksamhetens erbjudande det avser och varför transaktionen uppstod.

Anta att ett konsultföretag som erbjuder utbildningar köper marknadsföring inför lanseringen av en affärssystemsutbildning. Bokföringen skulle då kunna innehålla följande information:

De olika delarna svarar på olika frågor:

• Kontot visar vilken typ av kostnad det är.
• Kostnadsstället visar var i organisationen kostnaden uppstår och vem som ansvarar för den.
• Affärsområdet visar vilken övergripande del av företagets erbjudande som kostnaden avser.
• Initiativet visar varför kostnaden uppstod.

Utan dimensioner hade företaget behövt skapa separata konton för olika organisatoriska enheter, affärsområden eller projekt. Det leder snabbt till en omfattande och svårhanterlig kontoplan.

Microsoft beskriver dimensioner som värden som kategoriserar transaktioner för uppföljning och analys. Ett uttryckligt syfte är att undvika separata redovisningskonton för varje exempelvis avdelning eller projekt. Läs mer hos Microsoft.

Kostnadsställe och affärsområde beskriver två olika perspektiv

Kostnadsställe och affärsområde kan vid första anblicken verka beskriva samma sak. I vissa företag gör de också det. I andra företag är de två självständiga och värdefulla analysaxlar.

I den här artikeln använder vi begreppen så här:

Kostnadsställe visar transaktionens organisatoriska tillhörighet, exempelvis avdelning, funktion, kontor eller annan ansvarsenhet.

Affärsområde visar vilken övergripande del av företagets erbjudande som intäkten eller kostnaden hör till.

Ett kostnadsställe kan exempelvis vara:

• Försäljning
• Marknad
• Ekonomi
• Produktion
• Kundservice
• IT

Ett affärsområde kan exempelvis vara:

• Affärssystem
• Analys och beslutsstöd
• Digitala kundlösningar
• Industrikomponenter
• Skyddsutrustning
• Service och eftermarknad

Kostnadsstället svarar framför allt på frågan vem som ansvarar för utfallet. Affärsområdet visar vilken del av företagets erbjudande som utfallet hör till

Det innebär att samma kostnadsställe kan arbeta för flera affärsområden:

På motsvarande sätt kan ett affärsområde beröra flera kostnadsställen. Affärsområdet Service och eftermarknad kan exempelvis skapa transaktioner inom försäljning, lager, kundservice och administration.

När strukturen ser ut så ger kombinationen kostnadsställe och affärsområde en användbar matris:

• Hur mycket kostar marknadsfunktionen totalt?
• Hur stor del av marknadskostnaderna avser respektive affärsområde?
• Hur lönsamt är affärsområdet när både direkta och gemensamma kostnader räknas in?
• Vilka organisatoriska funktioner bidrar till kostnaden inom ett affärsområde?

Men om varje kostnadsställe alltid hör till exakt ett affärsområde kan dimensionerna överlappa. Då bör affärsområdet normalt härledas från kostnadsstället eller hanteras som en rapportmappning i stället för att registreras manuellt igen.

Börja med besluten, inte med dimensionslistan

Ett vanligt misstag är att börja planeringen genom att samla en lista över allt som verksamheten skulle kunna vilja mäta.

Resultatet blir ofta många förslag:

• kostnadsställe,
• avdelning,
• resultatenhet,
• affärsområde,
• produktområde,
• projekt,
• region,
• kundsegment,
• säljkanal,
• kampanj,
• initiativ,
• anställd.

Var och en kan verka rimlig när den betraktas separat. Tillsammans kan de skapa en modell som är både svår att registrera och svår att förvalta.

Börja i stället med de beslut som informationen ska stödja.

Exempel på frågor kan vara:

• Vilka affärsområden är lönsamma?
• Vilka kostnadsställen avviker från budget?
• Vem ansvarar för en viss kostnad eller avvikelse?
• Vilka produkter, tjänster eller projekt bär sina kostnader?
• Vilka marknader och försäljningskanaler utvecklas bäst?
• Vad kostar våra strategiska initiativ?
• Vilka siffror behöver ledningen följa varje månad?

Först när frågorna är tydliga går det att avgöra vilken information som måste följa med transaktionerna.

En användbar kontrollfråga är:

Vilken namngiven rapport, uppföljning eller beslutssituation ska använda den här dimensionen?

Om ingen kan svara på det bör dimensionen förmodligen inte införas.

Vanliga typer av dimensioner

Dimensionsmodellen ska spegla hur företaget styr och följer upp verksamheten. Därför ser modellen olika ut i olika organisationer.

De flesta dimensioner kan ändå delas in i några övergripande kategorier.

Kostnadsställe: organisation och ansvar

Kostnadsstället beskriver var i organisationen ett ekonomiskt utfall hör hemma och vem som ansvarar för det.

Ett kostnadsställe kan motsvara:

• en avdelning,
• en funktion,
• ett kontor,
• en fabrik,
• en organisatorisk region,
• en annan ansvarsenhet.

Den viktigaste frågan är:

Var i organisationen hör utfallet hemma, och vem ansvarar för det?

Kostnadsställen används ofta i budgetarbete, månadsrapportering och uppföljning av ansvariga chefer. Ekonomiavdelningen kan exempelvis vara ett kostnadsställe även om den arbetar för hela företaget.

Begreppen kostnadsställe och avdelning är inte alltid identiska. En avdelning är en organisatorisk enhet, medan kostnadsstället är den ekonomiska uppföljningsenheten. I många företag sammanfaller de, men ett kostnadsställe kan också omfatta flera mindre team eller representera en fabrik, ett kontor eller en funktion som inte formellt är en avdelning.

Affärsområde: övergripande gruppering av erbjudandet

Affärsområdet beskriver vilken övergripande del av företagets erbjudande som utfallet avser.

Den centrala frågan är:

Vilken del av verksamhetens erbjudande hör intäkten eller kostnaden till?

Affärsområdet kan utgå från:

• en grupp av produkter,
• en grupp av tjänster,
• en kombination av produkter och tillhörande service,
• ett övergripande kundbehov,
• ett tydligt kommersiellt erbjudande.

Ett tillverkande företag kan exempelvis ha affärsområdena Maskiner, Reservdelar och Service. En grossist kan använda Elmaterial, Verktyg och Skyddsutrustning. Ett konsultföretag kan använda Affärssystem, Analys och Digitala kundlösningar.

Begreppet affärsområde måste definieras tydligt. I vissa organisationer används ordet för en organisatorisk resultatenhet. I den här modellen används det i första hand för att gruppera företagets erbjudande. Om affärsområdena också är självständiga resultatenheter behöver företaget kontrollera att dimensionen inte duplicerar den organisatoriska strukturen.

Projekt och andra kostnadsbärare

Affärsområdet är normalt en relativt stabil och övergripande gruppering. Projekt, uppdrag och kontrakt ger en mer detaljerad uppföljning av vad intäkten eller kostnaden avser.

Exempel:

• kundprojekt,
• installationsuppdrag,
• byggprojekt,
• utvecklingsprojekt,
• servicekontrakt,
• bidragsfinansierade uppdrag.

Ett projekt kan tillhöra affärsområdet Affärssystem, men projektet och affärsområdet besvarar olika frågor:

• Affärsområdet visar hur den övergripande delen av erbjudandet utvecklas.
• Projektet visar lönsamheten i det enskilda uppdraget.

Om projektet alltid entydigt bestämmer affärsområdet bör affärsområdet sättas automatiskt från projektet.

Marknad och kommersiell uppföljning

Kommersiella dimensioner används för att förstå var affärerna kommer ifrån och vilka delar av marknaden som utvecklas bäst.

Exempel:

• geografisk marknad,
• kundsegment,
• försäljningskanal,
• kampanj,
• partnerkanal.

De kan ge svar på frågor som:

• Vilka kanaler skapar lönsam försäljning?
• Vilka kundsegment växer?
• Vilka marknader har bäst marginal?
• Vilka kampanjer leder till intäkter?

Här behöver man vara särskilt noggrann med gränsen mellan dimensioner och information som redan finns i exempelvis kundregistret, på säljaren eller i försäljningsdokumentet.

Syfte och strategiska initiativ

Vissa dimensioner beskriver inte var kostnaden uppstår eller vilket erbjudande den stödjer, utan varför den uppstår.

Exempel:

• förändringsprogram,
• investering,
• marknadssatsning,
• produktlansering,
• hållbarhetsinitiativ,
• bidragsfinansierad aktivitet.

En sådan dimension kan göra det möjligt att följa den totala kostnaden för en satsning över flera kostnadsställen, affärsområden och konton.

En produktlansering kan exempelvis omfatta externa konsulter, annonsering, resor, event, utbildning och internt material. Kontona visar vilka typer av kostnader som uppstått. Kostnadsställena visar var i organisationen de uppstått. Initiativdimensionen gör det möjligt att se vad hela lanseringen kostade.

Juridik, finansiering och externa krav

I vissa verksamheter behövs dimensioner för att möta externa rapporteringskrav.

Exempel:

• finansieringskälla,
• bidragsgivare,
• regulatorisk klassificering,
• koncernintern aktivitet,
• verksamhetsgren som rapporteras separat.

Dessa dimensioner kanske inte används i den dagliga resultatstyrningen, men kan ändå vara nödvändiga för revision, bidragsredovisning, koncernrapportering eller myndighetskrav.

När bör något vara en dimension?

Att information är intressant innebär inte automatiskt att den ska vara en dimension.

En bra dimensionskandidat uppfyller normalt flera av följande kriterier:

1. Informationen behövs i återkommande rapportering.
2. Den används över flera konton eller processer.
3. Den leder till ett beslut, en åtgärd eller ett tydligt ansvar.
4. Den har en tydlig definition.
5. Flera transaktioner ska kunna grupperas under samma värde.
6. Utfallet ska kunna jämföras med budget eller prognos.
7. Klassificeringen behöver bevaras som den gällde vid bokföringstillfället.
8. Värdet kan sättas automatiskt eller väljas med rimlig säkerhet.
9. Det finns en person eller funktion som äger strukturen.

Ju fler kriterier som är uppfyllda, desto starkare är argumentet för att använda en dimension.

Om flera kriterier saknas bör informationen kanske i stället hanteras som ett fält i ett register, en uppgift på ordern, en beräkning i Power BI, en tillfällig rapportgruppering eller en fritextreferens.

Behöver klassificeringen bevaras historiskt?

En särskilt viktig fråga är om rapporteringen ska visa klassificeringen som den ser ut i dag eller som den såg ut när transaktionen bokfördes.

Anta att en kund tillhör segmentet Småföretag när en affär genomförs. Ett år senare klassificeras kunden som Strategisk kund.

Om rapporten använder kundens nuvarande segment kan även den historiska försäljningen komma att visas under Strategiska kunder. Om segmentet i stället lagras som dimension på transaktionen kan rapporteringen behålla den klassificering som gällde när affären gjordes.

Det kan vara ett legitimt skäl att lagra information som dimension även om liknande information redan finns i ett register. Men beslutet ska vara medvetet. Annars riskerar företaget att skapa två parallella sanningar utan att veta vilken som ska användas.

Vad bör inte vara en dimension?

Dimensioner passar bäst för återkommande klassificeringar där många transaktioner delar samma värde. De passar sämre för unik eller mycket detaljerad information.

Följande bör normalt inte vara dimensioner:

• ordernummer,
• fakturanummer,
• serienummer,
• fri text och kommentarer,
• en unik referens per transaktion,
• tillfälliga rapportgrupperingar,
• uppgifter som redan finns tydligt på transaktionen,
• klassificeringar som ingen faktiskt följer upp.

Om varje ordernummer läggs upp som ett dimensionsvärde återskapar man i praktiken orderregistret en gång till. 

Det ger fler värden att underhålla, fler möjliga kombinationer och större risk för att olika delar av systemet visar olika information.

Grundregeln bör vara:

Registrera inte samma information två gånger utan att kunna förklara vilket problem dupliceringen löser.

Om försäljningen kan analyseras per kund via kundnumret på den bokförda transaktionen behöver kunden normalt inte också vara en dimension. Om kundsegmentet däremot måste bevaras historiskt kan det finnas ett skäl att lagra segmentet på transaktionen.

Om företaget även vill följa kostnader som uppstår utanför det normala försäljningsflödet, exempelvis representation, kundspecifik utveckling eller registrerad ej debiterbar tid, kan kundnummer som dimension vara motiverat. Förutsättningen är att dessa kostnader faktiskt registreras med kundkoppling. Då kan företaget analysera kundens lönsamhet med fler kostnader än enbart dem som följer av försäljningen.

Se upp med överlappande dimensioner

Varje dimension bör representera ett självständigt perspektiv. Om två dimensioner alltid följer varandra skapar den ena sällan något ytterligare analysvärde.

Ta som exempel ett företag som säljer maskiner och dessutom erbjuder service och reservdelar till kunder inom bygg och anläggning, lantbruk och industri.

Anta att följande samband alltid gäller:

Om relationen alltid är fast behöver användaren normalt inte registrera både kostnadsställe och affärsområde. Affärsområdet kan i stället härledas från kostnadsstället eller läggas till genom en mappning i rapporteringen.

Kombinationen blir mer värdefull om organisationen är uppbyggd på ett sätt som gör att kostnadsställena arbetar med flera delar av erbjudandet:

Då svarar dimensionerna på två olika frågor:

• Kostnadsställe visar var i organisationen resultatet uppstår och vem som ansvarar för det.
• Affärsområde visar vilken del av företagets erbjudande transaktionen avser.

Företaget kan då exempelvis jämföra lönsamheten för service mellan regionerna eller se hur stor del av resultatet i Region väst som kommer från reservdelar.

Även kundgrupp kan vara ett eget analysperspektiv:

Här korsar kundgruppen företagets erbjudande. Företaget kan exempelvis analysera försäljningen av maskiner till lantbrukskunder eller lönsamheten för service till industrikunder.

Kundgruppen behöver däremot inte alltid vara en dimension. Om den finns tillförlitligt i kundregistret och endast den aktuella klassificeringen är relevant kan den användas som ett registerattribut i rapporteringen. Om en kund kan byta kundgrupp och den historiska klassificeringen måste bevaras kan det finnas skäl att registrera kundgruppen på transaktionen.

Några vanliga överlappningar i den här typen av verksamhet är:

Ett bra test är att fråga:

Kan värdet alltid härledas entydigt från en annan stabil uppgift?

Om svaret är ja behöver det normalt inte registreras en gång till.

Business Central kan blockera eller begränsa dimensionskombinationer. Företaget kan exempelvis förhindra att vissa kostnadsställen kombineras med fel affärsområde. Men om det krävs ett omfattande regelverk för att hantera dimensioner som nästan alltid följer varandra är det ofta bättre att förenkla modellen.

Hur detaljerad ska dimensionsmodellen vara?

Det finns en naturlig lockelse i detaljerad information. Om fem affärsområden ger bra uppföljning borde femtio undergrupper ge ännu bättre uppföljning.

Så fungerar det sällan i praktiken.

Varje ny detaljnivå innebär att:

• någon måste välja eller beräkna värdet,
• värdet måste förstås av användarna,
• strukturen måste användas i budgeten,
• rapporterna måste kunna hantera den,
• värden behöver skapas, ändras och blockeras,
• fel behöver upptäckas och rättas.

Detaljnivån bör därför motsvara hur verksamheten faktiskt styrs.

Om ledningen följer upp fem affärsområden finns det sällan ett värde i att ekonomifunktionen manuellt klassificerar varje transaktion i femtio underkategorier.

Ställ tre frågor:

1. Kan någon agera på informationen?
2. Kan vi budgetera på samma nivå?
3. Är kvaliteten tillräckligt hög för att analysen ska vara trovärdig?

Om svaret är nej bör detaljnivån omprövas.

Färre välstyrda dimensioner ger normalt bättre beslutsunderlag än många dimensioner med osäkra värden.

Automatisera allt som går att härleda

Manuell registrering bör reserveras för information som systemet inte kan avgöra.

En dimension kan ofta hämtas automatiskt från:

• redovisningskontot,
• kunden,
• leverantören,
• artikeln,
• lagerstället,
• projektet,
• den anställde,
• en återkommande journal,
• dokumenttypen,
• ett försystem eller en integration.

Exempel 1: Den anställde bestämmer kostnadsstället

Om en anställd organisatoriskt tillhör ett bestämt kostnadsställe ska användaren normalt inte behöva välja det manuellt på varje återkommande transaktion.

Kostnadsstället kan föreslås eller sättas automatiskt utifrån den anställde eller löneintegrationen.

Exempel 2: Projektet bestämmer affärsområdet

Om varje projekt är kopplat till ett bestämt affärsområde kan projektet vara källa till affärsområdet.

Användaren väljer projekt. Affärsområdet följer automatiskt med.

Exempel 3: Lagerstället bestämmer kostnadsstället

Om ett lager alltid tillhör samma organisatoriska enhet kan lagerstället automatiskt sätta rätt kostnadsställe.

Exempel 4: Ett gemensamt inköp kräver ett affärsmässigt val

En faktura från en marknadsföringsbyrå kan avse ett visst affärsområde, flera affärsområden eller ett företagsgemensamt initiativ.

Leverantören kan därför inte ensam avgöra affärsområdet. Någon med kunskap om inköpet måste välja rätt värde, dela upp kostnaden eller markera att den är gemensam och ska fördelas senare.

Principen bör vara:

Systemet ska sätta dimensionen när svaret är deterministiskt. Användaren ska bara tillfrågas när det finns ett verkligt affärsmässigt val.

Business Central har stöd för standarddimensioner på bland annat konton, kunder, leverantörer och andra register. Det går också att ange prioritet när olika källor föreslår olika värden.

Det är viktigt att testa både prioriteringen och ordningen i vilken informationen registreras. Microsoft visar exempel på hur kund, artikel och lagerställe kan föreslå olika värden beroende på hur dokumentet byggs upp. Läs mer om standarddimensioner hos Microsoft.

När bör en dimension vara obligatorisk?

Obligatoriska dimensioner kan förhindra ofullständig information. Men ett obligatoriskt fält skapar bara bättre datakvalitet om användaren kan välja rätt värde.

Om användaren saknar kunskap om klassificeringen blir följden ofta ett godtyckligt värde, det första värdet i listan, ett generellt värde som Övrigt eller en felaktig dimension som senare måste rättas.

Krav bör därför ställas selektivt.

Exempel:

• Kostnadsställe kan vara obligatoriskt på personalkostnader.
• Affärsområde kan vara obligatoriskt på försäljningsintäkter där erbjudandet är känt.
• Projekt kan vara obligatoriskt på projektinköp.
• Initiativ kan vara obligatoriskt på särskilda investeringskonton.
• Kampanj kan vara valfri på normal försäljning men obligatorisk på kampanjkostnader.
• Projekt kan vara förbjudet på vissa centrala administrationskonton.
• Ett bestämt kostnadsställe kan vara fast på ett lagerställe.

Business Central har bland annat stöd för att kräva en dimensionskod, kräva ett bestämt dimensionsvärde, förbjuda en dimension, föreslå ett standardvärde samt blockera otillåtna kombinationer.

Använd reglerna där de löser ett tydligt kvalitetsproblem. Gör inte alla dimensioner obligatoriska på alla transaktioner.

En tom dimension kan vara mer korrekt än ett påhittat värde

Alla kostnader har inte en naturlig koppling till ett affärsområde när de bokförs.

Exempel på gemensamma kostnader är:

• IT-infrastruktur,
• revision,
• företagsledning,
• kontorslokaler,
• gemensamma försäkringar,
• övergripande marknadsföring.

En central IT-kostnad kanske utan problem kan hänföras till kostnadsstället IT. Däremot går det inte alltid att direkt avgöra hur mycket som ska belasta respektive affärsområde.

Att tvinga användaren att välja ett affärsområde skapar då falsk precision.

Ett bättre arbetssätt kan vara att:

1. bokföra kostnaden på det kostnadsställe där den uppstår,
2. fördela kostnaden senare enligt en dokumenterad nyckel,
3. behålla spårbarheten mellan den ursprungliga och den fördelade kostnaden.

Fördelningsnyckeln kan exempelvis baseras på antal anställda, användning, omsättning, lokalyta, arbetad tid eller antal transaktioner.

Business Centrals kostnadsredovisning har stöd för kostnadsställen, kostnadsbärare och olika typer av fördelningar. Läs mer om kostnadsredovisning hos Microsoft.

En tom dimension är ibland mer korrekt än ett påhittat värde. Saknas en naturlig koppling till ett affärsområde bör kostnaden fördelas enligt en beslutad princip, inte gissas.

En praktisk metod för att planera dimensioner

Dimensionsmodellen bör tas fram gemensamt av ekonomi, verksamhetsansvariga och personer som arbetar med rapportering och systemstöd.

Följande metod kan användas både vid ett nytt affärssystem och när en befintlig modell behöver ses över.

Steg 1: Definiera vilka beslut som ska stödjas

Samla de viktigaste styrningsfrågorna från ledning, ekonomifunktion och verksamhetsansvariga. Utgå inte bara från vilka rapporter som råkar finnas i dag. Fråga vad verksamheten faktiskt behöver kunna förstå och påverka.

Steg 2: Utgå från de önskade rapporterna

Beskriv vilka resultatrapporter, budgetuppföljningar, prognoser och Power BI-analyser som ska finnas.

För kostnadsställen bör det vara tydligt vilket organisatoriskt ansvar som ska följas upp. För affärsområden bör det vara tydligt hur företagets övergripande erbjudande ska grupperas och hur lönsamheten ska mätas.

Steg 3: Inventera var informationen redan finns

Kontrollera om uppgiften redan finns på kunden, leverantören, artikeln, projektet, lagerstället, den anställde, säljaren eller affärsdokumentet.

Avgör om rapporteringen kan använda informationen direkt eller om klassificeringen behöver lagras på den ekonomiska transaktionen.

Steg 4: Pröva varje dimensionskandidat

Steg 5: Ta bort överlappningar

Rita upp relationerna mellan dimensionerna.

Kontrollera särskilt relationen mellan kostnadsställe och affärsområde. Om varje kostnadsställe alltid tillhör exakt ett affärsområde bör affärsområdet normalt härledas. Om kostnadsställen arbetar tvärs över flera affärsområden kan båda dimensionerna behövas.

Steg 6: Bestäm rätt detaljnivå

Skapa tillräckligt få värden för att dimensionsmodellen ska vara begriplig och möjlig att förvalta. Fler dimensioner ger inte automatiskt bättre analys.

Anta att företaget vill följa upp verksamheten geografiskt på tre nivåer:

• Kontinent
• Land
• Landsdel

Det kan vara frestande att skapa en separat dimension för varje nivå. Användaren skulle då behöva välja exempelvis:

Det skapar onödig registrering och risk för felaktiga kombinationer. En användare skulle exempelvis kunna kombinera Sverige med Nord-Norge eller Norge med Götaland.

Skapa i stället en gemensam dimension, exempelvis Geografi, och registrera det mest detaljerade värde som företaget tillförlitligt kan ange. Värdena kan kodas så att de blir unika och tydliga:

I rapporteringen kopplas värdena till en geografisk hierarki:

Europa
├── Sverige
│   ├── Norrland
│   ├── Svealand
│   └── Götaland
└── Norge
    ├── Nord-Norge
    ├── Østlandet
    └── Vestlandet

En transaktion som registreras med värdet SE-SVE kan därmed automatiskt ingå i rapporteringen för:

1. Svealand
2. Sverige
3. Europa

Användaren behöver bara ange ett värde, medan rapporteringen kan visa resultatet på flera nivåer. Företaget kan börja med en översikt per kontinent, gå vidare till land och därefter analysera en enskild landsdel.

Hierarkin kan byggas med grupperings- och summeringsvärden i Business Central eller som en separat hierarki och mappning i exempelvis Power BI. Exakt upplägg beror på hur rapporteringen ska användas.

Samma princip kan användas för exempelvis:

• Produkt, produktgrupp och produktområde
• Avdelning, verksamhetsgren och bolag
• Säljområde, region och land
• Kundsegment, kundgrupp och huvudkategori

Registrera värdet på den lägsta nivå som är relevant och tillförlitlig. Låt därefter rapporteringen gruppera värdet uppåt i hierarkin. 

Separata dimensioner behövs först när perspektiven kan variera oberoende av varandra. Kundens geografiska hemvist och leveransland kan exempelvis behöva vara separata analysområden, eftersom en svensk kund kan få en maskin levererad till Norge.

Målet är alltså inte att fånga så många värden som möjligt. Målet är att registrera minsta möjliga mängd information som ändå ger den uppföljning verksamheten behöver.

Steg 7: Utforma registreringsreglerna

Bestäm för varje dimension och process:

• vilket värde som ska föreslås,
• varifrån det hämtas,
• vilken källa som har prioritet vid konflikt,
• om värdet får ändras,
• om dimensionen är obligatorisk,
• vilka kombinationer som är tillåtna,
• vem som hanterar undantag.

Steg 8: Testa verkliga scenarier

Testa inte bara en vanlig leverantörsfaktura. Testet bör bland annat omfatta försäljningsorder, inköpsorder, kreditnotor, redovisningsjournaler, återkommande journaler, lagertransaktioner, projekttransaktioner, periodiseringar, löneintegrationer, andra försystem och automatiskt skapade bokföringsposter.

Steg 9: Verifiera hela rapportkedjan

Kontrollera att modellen fungerar i bokföringen, budget och prognos, finansiella rapporter, Power BI, kostnadsfördelning, konsolidering, månadsbokslut och rättelser.

Steg 10: Inför en långsiktig förvaltning

Varje dimension behöver en tydlig definition, en verksamhetsägare, regler för nya och blockerade värden, dokumenterade standardvärden, en rutin för organisationsförändringar och återkommande kontroll av datakvaliteten.

Exempel på dimensionsmodeller i olika verksamheter

Det finns ingen dimensionsmodell som passar alla företag. Modellen ska spegla hur verksamheten skapar värde och hur ansvar fördelas.

Konsultföretag

Ett konsultföretag kan exempelvis använda:

• kostnadsställe för organisatoriskt ansvar,
• affärsområde för övergripande erbjudanden,
• projekt för kunduppdrag,
• initiativ för interna satsningar.

En transaktion kan exempelvis tillhöra kostnadsstället Marknad, affärsområdet Affärssystem och initiativet CFO-utbildning.

Kund och konsult behöver däremot inte automatiskt vara dimensioner om informationen redan finns tillgänglig på projekt, resurs eller bokförd transaktion.

Tillverkande företag

Ett tillverkande företag kan exempelvis använda:

• kostnadsställe för produktion, försäljning, utveckling och administration,
• affärsområde för maskiner, reservdelar och service,
• projekt för större kundorder eller produktutveckling,
• marknad för geografisk uppföljning.

Kostnadsstället Produktion kan arbeta för flera affärsområden. Då ger båda dimensionerna ett självständigt analysvärde.

Grossist eller återförsäljare

En grossist kan exempelvis använda:

• kostnadsställe för lager, försäljning, marknad och administration,
• affärsområde för elmaterial, verktyg och skyddsutrustning,
• försäljningskanal för utesäljare, e-handel och butik,
• marknad för geografisk uppföljning.

Artikelnummer, kundnummer och lagerställe finns normalt redan som egna uppgifter. De ska bara dupliceras som dimensioner om det finns ett tydligt och dokumenterat skäl.

Organisation med extern finansiering

En organisation som arbetar med projekt och externa bidrag kan använda kostnadsställe, affärsområde eller verksamhetsområde, projekt och finansieringskälla.

Här kan kraven på fullständig klassificering vara större eftersom informationen används för återrapportering och revision.

Exemplen ska inte ses som färdiga mallar. Två företag i samma bransch kan ha olika behov beroende på organisation, affärsmodell och hur ansvar fördelas.

Dimensioner i Business Central

Business Central kan hantera obegränsat antal dimensioner och dimensionsvärden. Åtta dimensioner kan anges som genvägsdimensioner. De två första av dessa är samtidigt globala dimensioner och har bredast stöd för filtrering i systemet. Genvägsdimensionerna ger snabbåtkomst till dimensionsvärden i dialoger och listor.

De globala dimensionerna har bredast stöd som filter i bland annat rapporter, batchjobb och transaktionsregister. De bör därför väljas bland företagets mest centrala och frekvent använda analysaxlar. Kostnadsställe och affärsområde kan vara starka kandidater, men valet ska utgå från företagets faktiska rapportering.

Att Business Central tekniskt kan hantera många dimensioner betyder inte att företaget bör använda så många som möjligt.

Varje ytterligare dimension kan innebära fler möjliga kombinationer, fler standardvärden, fler konflikter mellan olika källor, fler obligatoriska val, mer arbete i budget och rapportering samt fler värden att förvalta.

Det är också klokt att välja globala dimensioner tidigt. Microsoft påpekar att en senare förändring kan ta tid, påverka prestandan och låsa tabeller medan befintliga poster uppdateras.

Business Central har bland annat funktioner för:

• globala dimensioner,
• genvägsdimensioner,
• dimensionshierarkier,
• standarddimensioner,
• prioritet mellan olika källor,
• krav på dimensionskod,
• fasta dimensionsvärden,
• förbjudna dimensioner,
• tillåtna dimensionsvärden,
• begränsade dimensionskombinationer,
• rättning av dimensioner på bokförda redovisningsposter.

Tekniken ger goda möjligheter att genomföra en genomtänkt modell. Men systeminställningarna kan inte ersätta arbetet med att definiera vad verksamheten faktiskt behöver mäta.

Dimensionsmodellen är i första hand en verksamhetsmodell. Först därefter blir den en inställning i Business Central.

Vanliga misstag när dimensioner planeras

1. Man börjar med systemets möjligheter

Frågan blir vilka dimensioner systemet kan hantera, inte vilken information verksamheten behöver.

2. Kontoplanen och dimensionerna beskriver samma sak

Företaget har både avdelningsspecifika konton och en kostnadsställedimension. Det skapar onödig komplexitet.

3. Kostnadsställe och affärsområde blandas ihop

Ingen har definierat om affärsområdet beskriver organisationen eller företagets erbjudande. Följden blir otydliga rapporter och överlappande värden.

4. Två dimensioner har alltid samma relation

Affärsområdet registreras manuellt trots att det alltid kan härledas från kostnadsstället eller projektet.

5. Kund och artikel registreras en gång till

Information som redan finns i kund- eller artikelregistret dupliceras som dimensionsvärden utan ett tydligt syfte.

6. För många värden kräver manuella val

Användarna förväntas välja bland långa listor som de inte har tillräcklig kunskap om.

7. Alla dimensioner görs obligatoriska

Obligatoriska fält används generellt i stället för att riktas mot de konton och processer där dimensionen verkligen behövs.

8. Värdet Övrigt blir en permanent lösning

Ett generellt dimensionsvärde används för att komma förbi systemets kontroller. Rapporteringen blir fullständig på papperet men osäker i praktiken.

9. Budget och utfall använder olika strukturer

Företaget registrerar ett detaljerat utfall som inte går att jämföra med budget eller prognos.

10. Ingen äger dimensionsregistret

Nya värden skapas utan gemensamma regler. Gamla värden ligger kvar och liknande begrepp får flera koder.

11. Modellen testas bara i ekonomifunktionen

Dimensionsreglerna fungerar vid manuell bokföring men fallerar i försäljning, lager, projekt eller integrationer.

Checklista inför beslut om en ny dimension

• Vilket beslut eller vilken rapport ska dimensionen stödja?
• Behövs informationen återkommande?
• Beskriver dimensionen organisation, erbjudande, marknad, projekt eller syfte?
• Finns uppgiften redan någon annanstans?
• Behöver klassificeringen bevaras historiskt?
• Är dimensionen självständig från övriga dimensioner?
• Om värdet kan härledas, varför ska det registreras igen?
• Är definitionen begriplig för verksamheten?
• Finns en ansvarig ägare?
• Kan värdet normalt sättas automatiskt?
• Kan användaren välja rätt när automatik saknas?
• Är det tydligt när dimensionen är obligatorisk?
• Kan budget, prognos och utfall använda samma struktur?
• Finns rutiner för nya, ändrade och blockerade värden?

Om flera frågor saknar tydliga svar är dimensionsförslaget inte färdigt.

Vanliga frågor om dimensioner

Vad är en dimension i ett affärssystem?

En dimension är en klassificering som läggs på en transaktion för att den ska kunna analyseras ur ett visst perspektiv, exempelvis kostnadsställe, affärsområde, projekt eller marknad.

Vad är skillnaden mellan konto och dimension?

Kontot beskriver den ekonomiska arten, exempelvis lön, lokalhyra eller marknadsföring. Dimensionen kompletterar med information om exempelvis organisatoriskt ansvar, affärsområde, projekt eller syfte.

Vad är ett kostnadsställe?

Ett kostnadsställe är en ekonomisk uppföljningsenhet som visar var i organisationen en intäkt eller kostnad hör hemma och vem som ansvarar för den. Det kan exempelvis motsvara en avdelning, funktion, fabrik eller ett kontor.

Vad är ett affärsområde?

I den här modellen är ett affärsområde en övergripande gruppering av företagets erbjudande. Det kan omfatta produkter, tjänster eller en kombination av båda. Dimensionen används för att följa intäkter, kostnader och lönsamhet för olika delar av verksamheten.

Är kostnadsställe och avdelning samma sak?

Inte alltid. En avdelning är en organisatorisk enhet, medan kostnadsstället är den enhet som används för ekonomisk uppföljning. I många företag sammanfaller de, men ett kostnadsställe kan också motsvara en funktion, fabrik, region eller ett kontor.

Kan man använda både kostnadsställe och affärsområde?

Ja, om de beskriver två självständiga perspektiv. Kostnadsstället visar var i organisationen utfallet hör hemma. Affärsområdet visar vilken del av erbjudandet det avser. Om varje kostnadsställe alltid tillhör exakt ett affärsområde bör affärsområdet normalt härledas i stället för att registreras manuellt.

Vad är skillnaden mellan affärsområde och projekt?

Affärsområdet är normalt en stabil och övergripande gruppering av företagets erbjudande. Projektet är ett mer avgränsat uppdrag eller initiativ. Flera projekt kan tillhöra samma affärsområde.

Hur många dimensioner bör ett företag ha?

Det finns inget generellt rätt antal. Företaget bör ha så få dimensioner som möjligt men tillräckligt många för de återkommande styrnings- och rapportbehoven. Varje dimension ska ha ett tydligt syfte, en definition och en ägare.

Ska kundnummer vara en dimension?

Normalt inte. Kundnumret finns redan i kundregistret och på många försäljningstransaktioner. Ett kundsegment kan däremot vara relevant som dimension om klassificeringen behöver bevaras som den gällde vid bokföringstillfället.

Ska artikelnummer vara en dimension?

Normalt inte. Artikelnummer och artikelattribut bör i första hand hämtas från artikelregistret. Ett övergripande affärsområde kan vara relevant som dimension om det används för ekonomisk styrning och behöver följa med transaktionen.

Måste dimensioner vara obligatoriska?

Nej. En dimension bör vara obligatorisk på de konton och i de processer där den behövs och där rätt värde är känt. Generella krav kan leda till slentrianval och sämre datakvalitet.

Kan dimensioner sättas automatiskt?

Ja. I Business Central kan standarddimensioner bland annat kopplas till konton, kunder, leverantörer och andra register. Det går också att använda prioriteringar när flera källor föreslår olika värden.

Kan en bokförd dimension rättas i Business Central?

Business Central har funktioner för att rätta dimensioner på bokförda redovisningsposter. En rättning kan även innebära att exempelvis analysvyer och kostnadsredovisning behöver uppdateras. Observera att funktionen  inte automatiskt uppdaterar motsvarande dimensioner på relaterade kund-, leverantörs-, artikel- eller dokumentposter.  Läs mer om dimensionsrättning hos Microsoft.

Hur används dimensioner i Power BI?

Dimensioner kan användas för att filtrera, gruppera och kombinera ekonomiska utfall i Power BI. De kan exempelvis göra det möjligt att analysera resultat per kostnadsställe, affärsområde, projekt eller marknad utan att skapa separata redovisningskonton.

En dimension i Power BI behöver nödvändigtvis inte vara en dimension i affärssystemet. I Power BI kan valfria värden användas för att skapa dimensioner som användaren kan filtrera och analysera via.

Vad händer med dimensionerna vid en organisationsförändring?

Det bör finnas en beslutad princip för om befintliga värden ska blockeras, ersättas eller mappas om i rapporteringen. Historiska transaktioner bör normalt behålla den klassificering som bokfördes, medan rapporteringen vid behov kan använda en separat mappning för jämförelser över tid.

Dimensionsmodellen beskriver hur företaget styrs

En genomtänkt dimensionsmodell gör det möjligt att följa organisatoriskt ansvar, affärsområden, marknader och strategiska initiativ utan att bygga en komplicerad kontoplan.

Men värdet uppstår inte genom att lägga till så många dimensioner som möjligt.

Värdet uppstår när:

• varje dimension besvarar en relevant fråga,
• kostnadsställe och affärsområde har tydligt skilda definitioner,
• överlappningar har tagits bort,
• detaljnivån motsvarar verksamhetens sätt att styra,
• informationen automatiseras där det är möjligt,
• manuella val begränsas till verkliga affärsbeslut,
• obligatoriska värden används selektivt,
• modellen fungerar i både budget, utfall och rapportering,
• någon ansvarar för den långsiktiga förvaltningen.

Dimensionsmodellen är därför inte bara en teknisk inställning i affärssystemet. Den är en beskrivning av hur företaget ser på ansvar, lönsamhet och styrning.

Behöver ni se över dimensionerna i Business Central?

Effekt kan hjälpa er att kartlägga rapportbehoven, utvärdera den befintliga dimensionsmodellen och ta fram ett hållbart upplägg för kostnadsställen, affärsområden, standardvärden, automatik och kvalitetssäkring.

Tillsammans skapar vi en struktur som fungerar i den löpande bokföringen och ger ett bättre underlag för rapportering i Business Central och Power BI.