Hur många beslut fattas i er ledningsgrupp utifrån information som redan är inaktuell? Om din försäljning rasar idag, när får ledningsgruppen reda på det?
Exempel från verkligheten:
Klockan är 09:15 på måndagsmorgonen.
Försäljningschefen märker att en av företagets största kunder har minskat sina beställningar med 40 procent de senaste sex veckorna.
I ett traditionellt rapportupplägg hade den informationen kanske upptäckts vid nästa månadsrapport.
I ett modernt rapportupplägg upptäcks den direkt.
Många företag arbetar fortfarande med rapportering på samma sätt som de gjorde för tio eller femton år sedan.
Varje månad sammanställs ett antal rapporter som skickas ut till ledningsgruppen. Någon exporterar data till Excel, uppdaterar pivottabeller, skapar diagram och distribuerar ett PDF-paket. Informationen är ofta korrekt när rapporten tas fram, men redan dagen efter har verkligheten förändrats.
Frågan är om detta verkligen är det bästa sättet att fatta beslut i en verksamhet som förändras varje dag.
Från statiska rapporter till levande beslutsstöd
Vi ser en tydlig förändring hos många framgångsrika organisationer. Fokus flyttas från att leverera färdiga rapporter till att ge fler personer möjlighet att själva utforska verksamhetens data.
Det handlar inte bara om ledningsgruppen.
Försäljningschefer, inköpare, ekonomiansvariga, produktionsledare och projektledare behöver alla kunna följa utvecklingen inom sina områden. När de själva kan analysera informationen minskar beroendet av manuella rapportbeställningar samtidigt som besluten blir snabbare och bättre underbyggda.
Målet är inte att varje användare ska bli dataanalytiker. Målet är att rätt person ska kunna hitta svar på sina frågor när frågorna uppstår.
Mindre Excel, mer insikt
Excel kommer alltid att ha en viktig plats i verksamheten. Problemet uppstår när varje avdelning bygger sina egna rapporter, beräkningar och datamodeller.
Resultatet blir ofta flera versioner av sanningen.
Med ett modernt rapporteringsupplägg finns istället en gemensam grundstruktur där data hämtas direkt från affärssystemet. Användarna får tillgång till färdiga nyckeltal, dimensioner och analyser men kan samtidigt själva filtrera, jämföra och utforska informationen utifrån sina egna behov.
Istället för att bygga nya Excelsnurror för varje frågeställning kan verksamheten fokusera på att förstå vad siffrorna faktiskt betyder.
Ställ dig själv tre frågor:
- Hur många Excel-filer används för ledningsrapportering?
- Hur många personer vet hur de fungerar?
- Är ni säkra på att alla tittar på samma siffror?
AI förändrar hur vi arbetar med rapportering
Nästa steg i utvecklingen är användningen av AI.
Traditionellt har användaren behövt veta exakt vilka rapporter som finns och hur informationen är strukturerad för att kunna hitta rätt svar.
Med dagens AI-stöd blir det möjligt att ställa frågor på naturligt språk.
Exempelvis:
Vilka kunder har minskat sina inköp de senaste tre månaderna?
Vilka produktgrupper växer snabbast i år?
Hur ser vår bruttomarginal ut jämfört med samma period förra året?
Vilka leverantörer har längst leveranstider just nu?
AI hjälper användaren att hitta rätt information, sammanfatta resultat och identifiera avvikelser som annars hade varit svåra att upptäcka.
Föreställ dig att en avdelningschef öppnar sin rapport och skriver:
"Visa de kunder som riskerar att minska sina köp nästa månad."
Några sekunder senare får hon både analysen och förklaringen. Den typen av arbetssätt är inte framtid. Det finns redan idag.
Rapportering blir därmed inte längre en aktivitet som sker vid månadsskiftet. Den blir en naturlig del av det dagliga arbetet.
Power BI är en naturlig förlängning av Business Central
När vi träffar företag som använder Business Central möter vi ofta samma situation.
Data finns redan i systemet, men besluten fattas fortfarande med hjälp av Excelark som skickas runt mellan olika personer.
På Effekt ser vi inte Power BI som ett separat analysverktyg. Vi ser det som en naturlig förlängning av affärssystemet Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Business Central innehåller den information som driver verksamheten. Power BI hjälper organisationen att visualisera, analysera och förstå den.
När lösningarna används tillsammans får användarna tillgång till:
- Aktuell information direkt från affärssystemet
- Interaktiva rapporter som kan filtreras och analyseras
- Gemensamma nyckeltal och datamodeller
- AI-stöd för frågor och analyser
- Möjlighet att dela information till fler personer i organisationen
Det innebär att affärssystemet inte bara blir ett verktyg för registrering av transaktioner utan också ett verktyg för styrning och beslutsfattande.
Dela information även utanför organisationen
En ofta förbisedd möjlighet är att använda samma data även utanför den interna organisationen.
Många företag vill ge kunder, återförsäljare, leverantörer eller partners bättre insyn i relevant information utan att ge tillgång till affärssystemet.
Genom att kombinera Business Central, Power BI och en kundportal kan information presenteras på ett säkert och användarvänligt sätt.
Exempel kan vara:
- Försäljningsstatistik för återförsäljare
- Leveransuppföljning för kunder
- Projektstatus för beställare
- Miljö- och hållbarhetsdata
- Faktura- och orderhistorik
På så sätt kan samma datagrund användas både för interna beslut och för att skapa bättre samarbeten med externa parter.
Framtidens rapportering handlar om tillgänglighet
Det moderna rapporteringsupplägget handlar inte om fler rapporter.
Det handlar om att göra rätt information tillgänglig för rätt personer vid rätt tidpunkt. När data finns nära verksamheten, när användarna själva kan utforska informationen och när AI hjälper till att hitta svaren skapas helt nya möjligheter att fatta snabbare och bättre beslut.
För företag som använder Business Central är Power BI ett naturligt nästa steg på den resan. Inte som ett separat system, utan som en förlängning av affärssystemet och en plattform för framtidens beslutsstöd.
Om ert viktigaste beslutsunderlag fortfarande är ett PDF-paket som skickas ut en gång i månaden kan det vara dags att fundera på om rapporteringen verkligen stödjer verksamheten.
Frågan är inte om ni har data.
Frågan är om rätt personer har tillgång till den när de behöver den.
Läs hur vi på Effekt kan hjälpa er att snabbt koma igång med ett modernt rapportverktyg ->