Det finns dagar då man knappt hinner tänka mellan alla småsaker som ska göras. Ett kundpris ska uppdateras, en produkttext ska förbättras, en kollega frågar vad som egentligen hände med marginalen på senaste försäljningen. Det är de där uppgifterna som inte är särskilt svåra, men som stjäl tid och fokus. Samtidigt vet man att just de där detaljerna gör stor skillnad i vardagen.
I Business Central finns numera Copilot – en inbyggd assistent som faktiskt hjälper till mitt i arbetet. Det är ingen separat app eller något man behöver installera, utan ett stöd som dyker upp precis där man befinner sig. När jag började använda Copilot märkte jag snabbt att det förändrade hur jag arbetar i systemet, inte genom att ta över, utan genom att göra jobbet lite lättare.
Ett intelligent stöd i vardagen
Copilot är Microsofts sätt att göra Business Central smartare utan att det blir krångligare. Till skillnad från generella verktyg som ChatGPT, som kan svara på nästan vad som helst, är Copilot byggd med förståelse för affärsdata och processer. Den känner till begreppen i systemet – artiklar, kunder, försäljningsorder och kan agera utifrån det sammanhanget.
Prompt: “Förklara varför bruttomarginalen sjönk i september.”
Microsofts tanke är att AI inte ska vara något man går till, utan något som kommer till dig. I stället för att kopiera siffror till ett separat verktyg för att tolka dem, kan du nu fråga direkt i Business Central. Copilot analyserar då datan i bakgrunden och ger ett svar som är begripligt för oss människor.
Just den här frågan, den angående företagets bruttomarginal, klarade Copilot inte av i dagsläget när jag testar. Men Microsofts tanke är att fler och fler sådana frågor ska kunna besvaras direkt i chatten som är inbyggd i Business Central.
Säkerheten är också en central del. Allt som Copilot använder ligger inom samma skyddade miljö som resten av din Microsoft 365-plattform. Det betyder att data inte lämnar organisationen, och att du som användare kan känna dig trygg i att den information du ser är din egen – inte något som “lärs ut” till någon annan.
Inte bara en prompt
Gränssnittet för Copilot i Business Central är inte bara en prompt utan är även en mängd funktioner och finesser i systemet som använder sig av AI för att förenkla för användaren på ett sätt som blir helt naturligt. Exempelvis en finess som nyligen lades in i systemet för att låta systemet automatiskt fylla i förslag på värden då man redigerar register. När användaren ska ange värden i exempelvis ett kundkort kan hen välja att låta Copilot komma med förslag. Dessa förslag genereras då som en kombination av vad för värden användaren brukar fylla i så som bokföringsmallar etc. utifrån annan information som är angiven på kundkortet, kombinerat med information som Copilot hittar på Internet.
Andra funktioner använder sig av tekniken för att generera text. Ett exempel på det är något så enkelt som produktinformation. När nya artiklar läggs upp i Business Central kan det efterfrågas mer än bara namnet på artikel. En text som kan användas för att beskriva produkten på ett säljande och korrekt sätt.
Copilot kan skapa ett förslag marknadsföringstexten automatiskt utifrån de faktiska parametrar som anges i form av färg, vikt, form etc. etc. I stället för att lägga minuter på att skapa texten kan Copilot skapa marknadsföringstexter för artiklar på ett konsekvent sätt på sekunder.
Mängden funktioner och processer som förenklas i Business Central med hjälp av Copilot växer för varje ny release. I dagsläget kan användarna, utan någon speciell konfiguration eller förberedelser, nyttja de här standardfunktionerna som underlättas eller baseras på Copilot; Chatt, Sammanfatta, Fyll i automatiskt, Förslag på nummerserier, Matchningshjälp för e-dokument, Förslag på försäljningsrader, Skapa produktinformation, Förslag på marknadsföringstext, Analysera lista, Bankkontoavstämning.
Det användare säger sig uppskatta mest är att Copilot känns som en "kollega" snarare än ett verktyg. Den ställer inte till det, den försöker inte “tänka åt mig”, utan den assisterar. Det är som att ha någon som kan förklara siffror, skriva ett första utkast eller ge förslag när man själv fastnat. Och eftersom den är en del av Business Central behöver de aldrig lämna systemet.
Vinster i vardagen
När man använder Copilot regelbundet märker man att tempot förändras. Små moment som tidigare tog flera minuter går nu på några sekunder. Jag lägger mindre tid på att skriva texter och mer tid på att faktiskt granska innehållet. Rapporter blir enklare att tolka, och jag slipper en del av det manuella arbetet kring uppföljning.
Det handlar inte om att ersätta människan, utan om att frigöra fokus. Användare hinner tänka ett steg längre, ifrågasätta siffror och förbättra processer istället för att bara utföra dem. Och det märks även i kvaliteten – texterna blir jämnare, analyserna tydligare och besluten tryggare.
Tips från vardagen
Mitt råd till den som vill komma igång är att börja smått. Välj ett område där du ofta gör samma sak – kanske skapa produktbeskrivningar, skriva mejlmallar eller analysera försäljning – och testa Copilot där. När du ser nyttan i ett konkret sammanhang blir det naturligt att ta nästa steg.
Ett annat tips är att kombinera Copilot med dina befintliga arbetsflöden. Låt den till exempel hjälpa till med förslag i textfält eller analyskommentarer, men behåll alltid det mänskliga omdömet. Det är i samspelet mellan dig och AI som magin händer.