Business Central innehåller redan mycket av den information som behövs för att följa ekonomi, försäljning, inköp, lager och projekt. Problemet är sällan att data saknas. Problemet är att den ligger utspridd i tabeller, listor och bokföringsposter och därför är svår att överblicka.
Med Power BI kan samma information presenteras i rapporter som gör det lättare att se utveckling, jämföra perioder och upptäcka avvikelser. Och ni behöver inte börja med ett stort BI-projekt. En enda rapport som tydligt och pedagogiskt besvarar en viktig fråga kan vara en fullt tillräcklig start.
Från registrerad data till användbar överblick
Business Central är navet där verksamhetens transaktioner registreras. Där finns bland annat kundfakturor, leverantörsfakturor, huvudboksposter, order, artikeltransaktioner, lagerförändringar, budgetar och projektposter.
Power BI ersätter inte Business Central. Det kompletterar affärssystemet genom att göra informationen enklare att förstå.
I stället för att öppna flera listor, exportera till Excel och sammanställa siffror manuellt kan användaren få en samlad bild. Därifrån går det att gå från helhet till detalj. Från total försäljning till en viss kund, artikel, säljare eller period.
Microsoft erbjuder färdiga Power BI-appar för flera funktionella områden i Business Central. För många företag innebär det att det redan finns rapporter att utgå från. Här är fem områden som brukar ge nytta snabbt.
1. Ekonomi: se resultatet och förstå avvikelsen
En ekonomirapport kan ge en samlad bild av företagets ekonomiska läge. Den kan exempelvis visa:
- Intäkter, kostnader och resultat
- Resultat- och balansräkning över tid
- Utfall jämfört med budget
- Kundfordringar och förfallna fakturor
- Leverantörsskulder
Det viktiga är inte bara att se månadens resultat. Nyttan uppstår när ekonomichefen snabbt kan se varför resultatet avviker.
Anta att bruttomarginalen har försämrats jämfört med föregående kvartal. I Power BI kan ekonomichefen bryta ned förändringen per produktgrupp, kund eller dimension och se var den har uppstått. Det ger ett bättre underlag för nästa fråga: beror avvikelsen på lägre priser, högre inköpskostnader eller en förändrad försäljningsmix?
Rapporten ger alltså inte bara en siffra. Den hjälper användaren att hitta rätt ställe att undersöka vidare.
2. Försäljning: se vad som driver förändringen
Omsättningen i sig berättar inte hela historien. Två månader kan ha samma försäljning men helt olika lönsamhet, kundmix och produktmix.
Med försäljningsdata från Business Central kan Power BI bland annat visa:
- Försäljning över tid
- Försäljning per kund, artikel och säljare
- Utveckling mot budget
- Vilka kunder som ökar eller minskar sina köp
- Vilka artiklar och produktgrupper som driver omsättningen
För en grossist kan rapporten exempelvis visa att den totala försäljningen ligger enligt plan, samtidigt som tre stora kunder har minskat sina inköp kraftigt. Tillväxten kommer i stället från flera nya, mindre kunder. Det behöver inte vara negativt, men det är viktig information för försäljningschefen.
Power BI gör det lättare att gå från frågan "Hur mycket sålde vi?" till "Vad är det som har förändrats?".
3. Inköp: följ leverantörer, volymer och kostnader
Inköpsdata används ofta främst när någon ska lägga en beställning eller kontrollera en faktura. Men samma data kan också ge ett bättre underlag för inköpsstyrning.
Vanliga rapporter kan visa:
- Inköp över tid
- Inköp per leverantör och artikel
- Inköpsvolymer och prisutveckling
- Utfall mot inköpsbudget
- Hur beroendet av enskilda leverantörer utvecklas
Om inköpskostnaden för en viktig artikelgrupp stiger kan rapporten göra det möjligt att se när förändringen började, vilka leverantörer som berörs och hur stor påverkan är. Det ger bättre underlag inför prisförhandlingar och kan också visa var försäljningspriser eller kalkyler behöver ses över.
4. Lager: hitta kapitalet som står still
Lageruppföljning handlar inte bara om att veta hur många artiklar som finns på hyllan. För många handels- och tillverkningsföretag är lagret en av de största posterna som binder kapital.
Power BI kan exempelvis visa:
- Lagernivå per artikel och lagerplats
- Lagervärde och värdeförändring över tid
- Artiklar som binder mest kapital
- Tillgängligt antal och förväntat behov
- Skillnader mellan lagerplatser
En lageröversikt kan visa att det totala lagervärdet har ökat med tio procent. När användaren går vidare framgår det kanske att nästan hela ökningen kommer från ett fåtal artiklar med låg försäljningstakt. Då finns ett konkret underlag för att justera inköp, omfördela lager eller arbeta aktivt med utförsäljning.
Det är stor skillnad mellan att veta lagrets värde och att förstå varför kapitalbindningen ökar.
5. Projekt: följ ekonomi och status i samma bild
I projektverksamhet upptäcks problem ofta först när projektet närmar sig sitt slut. Kostnader har tillkommit, fler timmar har förbrukats än planerat eller faktureringen har halkat efter.
Med projektdata från Business Central kan Power BI visa:
- Projektens intäkter och kostnader
- Budget, utfall och avvikelse
- Upparbetat värde och fakturering
- Marginal och lönsamhet
- Projektuppgifter och status
För en serviceverksamhet kan projektledaren få en översikt över alla pågående projekt och snabbt se vilka som avviker. Ett projekt kanske ser aktivt ut, men har redan förbrukat 80 procent av timbudgeten trots att bara hälften av arbetet är klart. Den signalen gör det möjligt att agera tidigare.
Två praktiska exempel: från insikt till fem beslut
Tänk er först en grossist som använder Business Central för ekonomi, försäljning, inköp och lager.
I en gemensam Power BI-översikt ser ledningen att försäljningen ökar. Det ser först positivt ut. Men när siffrorna bryts ned framträder en mer användbar bild:
- Resultatrapporten visar att marginalen minskar.
- Försäljningsrapporten pekar ut den produktgrupp som driver ökningen.
- Inköpsrapporten visar stigande priser från huvudleverantören.
- Lagerrapporten visar att äldre modeller fortfarande binder kapital.
Utifrån detta kan ledningen fatta fyra konkreta beslut:
- Justera priserna för att skydda marginalen.
- Styra försäljningen mot mer lönsamma produkter.
- Omförhandla inköpspriserna eller se över alternativa leverantörer.
- Minska lagret av äldre modeller genom exempelvis kampanjer eller utfasning.
I ett tjänsteföretag kan projektrapporten ge underlag för ett femte konkret beslut: att justera bemanningen, avgränsa uppdraget eller ta en tidig dialog med kunden innan projektets marginal är förbrukad.
Ingen av uppgifterna är ny. Allt fanns redan i respektive företags Business Central. Skillnaden är att Power BI gör sambanden och avvikelserna tydligare, så att informationen lättare kan omsättas i konkreta beslut.
Börja med frågan, inte med rapporten
Det är lätt att lockas av möjligheten att mäta allt. Ett bättre sätt är att välja ett område där en tydligare bild kan påverka ett verkligt beslut.
Börja gärna så här:
- Välj en återkommande fråga som i dag tar tid att besvara.
- Kontrollera vilken data som redan registreras i Business Central.
- Undersök om en färdig rapport täcker större delen av behovet.
- Utse någon som ansvarar för att definitioner och siffror är begripliga.
- Börja använda rapporten i ett riktigt möte eller arbetsflöde.
- Anpassa eller bygg vidare först när ni vet vad som saknas.
Det första målet bör inte vara en komplett rapportplattform. Det bör vara att en viss grupp får ett bättre svar på en viktig fråga.
Vanliga misstag
Att börja med för många rapporter
Om allt införs samtidigt blir det svårt för användarna att veta var de ska börja. Välj hellre ett område med tydlig nytta och bygg vidare efter hand.
Att visa siffror utan sammanhang
Ett nyckeltal behöver ofta en jämförelse. Visa till exempel utveckling över tid, mot budget eller mot föregående år. Annars är det svårt att avgöra om siffran är bra eller dålig.
Att bortse från datakvaliteten
Power BI visar den information som finns i Business Central. Om dimensioner används olika, artikelgrupper saknas eller poster bokförs inkonsekvent blir rapporteringen också svårtolkad.
Att bygga om allt från grunden
En egen rapport kan vara rätt när verksamheten har särskilda behov. Men börja med att bedöma vad Microsofts färdiga rapporter redan löser. Standard kan ge en snabbare start och samtidigt hjälpa er att förstå vilka anpassningar som faktiskt skapar värde.
Sammanfattning
Power BI kan göra data från Business Central mer användbar inom ekonomi, försäljning, inköp, lager och projekt. Det gör det lättare att se utveckling, hitta avvikelser och förstå vad som ligger bakom siffrorna.
Ni behöver inte börja med ett stort BI-projekt. Börja med en rapport som besvarar en viktig fråga, använd den i vardagen och bygg vidare när nyttan är tydlig.
Vill du se hur detta fungerar i praktiken? I Effekts kostnadsfria introduktionsutbildning i Power BI för Business Central visar vi färdiga standardrapporter, hur de kopplas till Business Central och hur ni kan börja med de rapporter som passar er verksamhet.
Vanliga frågor om Power BI-rapporter för Business Central
Finns det färdiga Power BI-rapporter för Business Central?
Ja. Microsoft erbjuder färdiga Power BI-appar för bland annat ekonomi, försäljning, inköp, lager, lagervärdering, tillverkning och projekt. Vilka rapporter som är relevanta beror på vilka delar av Business Central ni använder och vilka frågor ni vill besvara.
Måste vi bygga egna rapporter?
Nej. Många företag kan börja med standardrapporter och anpassa eller komplettera dem senare. Egna rapporter blir främst aktuella när ni har särskilda nyckeltal, branschlösningar eller datakällor utanför Business Central.
Är siffrorna i Power BI aktuella?
Det beror på hur uppdateringen är konfigurerad. Rapporter kan uppdateras enligt ett schema så att användarna slipper exportera och sammanställa data manuellt. Power BI är normalt inte en ersättning för ögonblicksaktuell transaktionskontroll i Business Central.
Kan rapporterna visas inne i Business Central?
Ja. Power BI-rapporter kan visas på relevanta sidor och i rollcenter i Business Central. Det kan göra rapporteringen mer tillgänglig eftersom användaren möter informationen där arbetet redan sker.
Kan Power BI kombinera Business Central med andra datakällor?
Ja. Power BI kan kombinera data från Business Central med exempelvis CRM, budgetfiler eller andra verksamhetssystem. Börja dock gärna med ett tydligt behov, eftersom fler källor också ökar kraven på definitioner, kvalitet och förvaltning.
Kan jag få hjälp att sätta upp och konfigurera standardrapportna i vår Business Central-miljö?
Absolut. Effekt erbjuder en paketerad tjänst där vi till ett fast pris hjälper er att komma igång med Microsofts standardrapporter. Läs om vårt startpaket för Power BI för Business Central ->