Det är tredje arbetsdagen i månaden. Rapportpaketet ska ut. Någon exporterar siffror från Business Central, någon uppdaterar pivottabeller, någon kontrollerar formler och någon frågar varför siffrorna inte stämmer med förra versionen.
Många företag känner igen sig. Det är inte Excel som är problemet. Problemet är när samma återkommande Excelrapport måste byggas om manuellt varje månad, trots att informationen redan finns i Business Central.
När rapporteringen blir ett återkommande hantverk
Excel är ett fantastiskt verktyg. Det är flexibelt, snabbt och välkänt. För analys, simuleringar och tillfälliga beräkningar är det ofta helt rätt.
Men återkommande rapportering är något annat.
När månadsrapporten, försäljningsrapporten eller kundfordringsrapporten bygger på manuella exporter blir arbetet lätt ett hantverk. Någon vet vilka filter som ska användas. Någon annan vet vilka flikar som ska uppdateras. En tredje person vet vilka celler som inte får röras.
Det fungerar så länge allt går enligt plan. Men det blir sårbart.
Vanliga tecken på att Excelrapporteringen har vuxit ur sitt arbetssätt:
- Rapporten tar flera timmar att sammanställa varje månad.
- Flera personer behöver kontrollera siffrorna innan den kan skickas.
- Det finns olika versioner av samma rapport.
- Enskilda personer “äger” viktiga Excelfiler.
- Ledningen får svar först när månaden redan är stängd.
- Diskussionen handlar ofta om vilka siffror som stämmer, inte om vad ni ska göra åt dem.
Det är här Power BI kan göra stor skillnad.
Business Central innehåller redan mycket av underlaget
För företag som använder Business Central finns ofta grunden redan på plats. Data om kunder, artiklar, försäljning, inköp, lager, projekt, budget och ekonomi finns i affärssystemet.
Frågan är alltså sällan: “Har vi data?”
Frågan är snarare: “Hur får vi ut informationen på ett sätt som går att använda löpande?”
När rapporteringen sker manuellt blir Business Central ofta en plats där information registreras, medan Excel blir platsen där informationen tolkas. Det kan fungera ett tag, men det leder ofta till dubbelarbete.
Med Power BI kan rapporten i stället kopplas till Business Central. Då kan samma rapport uppdateras automatiskt och användas om och om igen, utan att någon behöver börja från början varje månad.
Ett konkret exempel: månadsrapporten till ledningen
Ett typiskt exempel är ett handelsföretag där Business Central används för order, fakturering, inköp och lager, men där ledningsrapporten ändå byggs manuellt i Excel varje månad.
Varje månad tar controllern fram en ledningsrapport med:
- försäljning per månad
- försäljning per kundgrupp
- försäljning per artikelgrupp
- bruttomarginal
- kundfordringar
- lagervärde
- budget mot utfall
All data finns i Business Central. Ändå tar rapporten tid att skapa, eftersom flera delar exporteras till Excel och bearbetas manuellt.
Före:
- försäljningsdata exporteras från Business Central
- kundfordringar hämtas från en annan vy
- lagerdata kontrolleras separat
- budgetvärden kopieras in
- pivottabeller uppdateras
- diagram klistras in i PowerPoint
- rapporten skickas som PDF eller presentation
Efter:
- Power BI hämtar data från Business Central
- rapporten uppdateras enligt schema
- ledningen kan filtrera på period, kundgrupp, artikelgrupp eller dimension
- samma rapport används varje månad
- controllern lägger mer tid på analys och mindre tid på sammanställning
Den praktiska skillnaden märks ofta först i nästa ledningsmöte. Mindre tid går åt till att reda ut siffrorna. Mer tid kan läggas på vad utvecklingen faktiskt betyder.
Den största vinsten är inte alltid att rapporten blir snyggare. Den största vinsten är att arbetet flyttas från manuell produktion till uppföljning och analys.
Den första Excelrapporten ni bör automatisera
Det är lätt att tänka för stort när man börjar med Power BI. Många vill bygga en komplett rapportmiljö direkt. Det är sällan bästa starten.
Börja i stället med en rapport som redan används och som skapar tydlig nytta.
En bra första rapport att automatisera uppfyller ofta flera av dessa kriterier:
- Den tas fram varje månad eller varje vecka.
- Den bygger till stor del på data från Business Central.
- Den tar minst en timme att sammanställa.
- Den skickas till flera personer.
- Den innehåller återkommande manuella moment.
- Den leder till frågor från ledning, ekonomi eller verksamhet.
- Den påverkar beslut.
För många företag är det månadsrapporten, försäljningsrapporten, kundfordringsrapporten eller budgetuppföljningen som passar bäst att börja med.
Det viktiga är att rapporten löser ett konkret problem. Inte att den visar allt som går att visa.
Vad Power BI förändrar i vardagen
Power BI ersätter inte Business Central. Business Central fortsätter vara platsen där affärshändelserna registreras och hanteras.
Power BI kompletterar genom att göra informationen enklare att följa upp.
I praktiken kan det innebära att ekonomichefen snabbare ser vilka kundfordringar som börjar bli kritiska. Försäljningschefen kan se vilka kundgrupper som tappar. VD kan följa marginalutveckling utan att vänta på ett manuellt rapportpaket. Lageransvarig kan se vilka artiklar som binder kapital.
Vi ser ofta att själva rapporten egentligen inte är särskilt komplicerad. Det är arbetssättet runt rapporten som har blivit tungt.
Målet är inte att ledningen ska få ännu en rapport. Målet är att rätt personer snabbare ska se vad som behöver följas upp.
Praktiska tips för att komma igång
1. Välj en rapport, inte ett helt BI-projekt
Börja med en rapport som redan finns. Det gör det enklare att jämföra före och efter.
2. Bestäm vad rapporten ska svara på
En bra rapport börjar med en fråga.
Exempel:
- Vilka kunder driver försäljningen?
- Var avviker vi från budget?
- Vilka artiklar binder mest kapital?
- Vilka fakturor riskerar att påverka kassaflödet?
3. Säkerställ begreppen
Innan rapporten byggs behöver ni vara överens om definitionerna.
Vad menas med försäljning? Är det order, fakturerat eller bokfört? Ska kreditnotor räknas av? Vilka dimensioner ska användas? Vilken period ska styra jämförelsen?
Otydliga begrepp leder snabbt till osäkerhet.
4. Titta på datakvaliteten i Business Central
Om kundgrupper, artikelgrupper eller dimensioner används ojämnt kommer det synas i rapporterna. Det är inte ett misslyckande. Det är ofta en av de första nyttorna med bättre rapportering.
Power BI gör det tydligt var datan behöver städas.
5. Följ upp efter några veckor
Första versionen behöver inte vara perfekt. Låt användarna börja arbeta med rapporten. Efter några veckor brukar det vara tydligt vilka delar som används, vilka som saknas och vilka vyer som kan tas bort.
Vanliga misstag
Att försöka ersätta alla Excelfiler på en gång
Det blir lätt för stort. Välj en rapport och gör den riktigt användbar.
Att bygga rapporten som en kopia av Excel
Power BI ska inte alltid efterlikna den gamla Excelfilen. Det är bättre att tänka: “Vilka beslut ska rapporten stödja?”
Att börja med för många nyckeltal
En rapport med 30 mätetal blir ofta svår att använda. Börja med de viktigaste.
Att glömma vem rapporten är till för
En controller, VD och säljchef behöver inte alltid se samma sak. Utgå från mottagaren.
Att tro att automatisering löser allt
Automatiska uppdateringar sparar tid, men någon måste fortfarande äga innehållet, tolka avvikelser och driva förbättringar.
Sammanfattning
Excel har fortfarande en viktig plats i ekonomiarbetet. Men samma Excelrapport ska inte behöva byggas om varje månad om informationen redan finns i Business Central.
Med Power BI kan återkommande rapporter kopplas till Business Central, uppdateras automatiskt och användas som gemensamt beslutsunderlag. Det minskar manuellt arbete, minskar risken för fel och frigör tid till analys.
Börja enkelt. Välj en rapport som redan används. Säkerställ begreppen. Koppla den mot Business Central. Följ upp hur den fungerar i vardagen.
Den bästa första Power BI-rapporten är därför sällan den mest avancerade. Det är ofta den rapport som redan tar tid, redan används och redan skapar frågor varje månad.
Det är ofta så företag tar det första praktiska steget från manuell rapportering till mer löpande styrning.
Vill du se hur detta fungerar i praktiken? Effekt erbjuder en kostnadsfri introduktionsutbildning i Power BI för Business Central där vi visar hur ni kan komma igång med färdiga rapporter, automatiska uppdateringar och rapporter som bygger på data ni redan har i Business Central.