När Business Central körs som en ren Saas lösning innebär det automatisk uppgradering till senaste versionen och att Microsoft ansvarar för allt som kommer till servrar och säkerhet. Lösningen är dock fortfarande utbyggbar och anpassningsbar tack vare Extensions.

Business Central innehåller all den funktionalitet som tidigare funnits i Dynamics NAV med tillägg av ett mer intuitivt gränssnitt, bättre integrationer och förbättrade funktioner. Användare behöver, till skillnad från tidigare versioner, ingen lokalt installerad programvara. Systemet kan köras helt molnbaserad och det ända som behövs är en webbläsare.

Innehåll:

• Historik
• Hur Business Central är för användaren
• Grundläggande funktioner i Business Central
• Premium funktioner i Business Central<
• Tilläggsmoduler till Business central
• Anpassningsmöjligheter

En kort historik till Business Central

Dynamics 365 Business Central är den senaste versionen av Microsofts affärssystem vars ursprung kommer från det en gång Danska systemet Navision. Sedan Microsoft köpte Navision 2001 har stora investeringar gjorts i att vidareutveckla systemet och att allt mer få det till en naturlig komponent i Microsofts övriga produkterbjudande.

Då systemet har en väldigt stor installationsbas har det varit viktigt för Microsoft att med stor försiktighet uppdatera systemet succesivt så att det har varit möjligt att flytta med kunderna till nya versioner successivt. Detta har genom åren inneburit att kunderna gjort många uppgraderingsprojekt vilka ofta har varit kostsamma både i form av tid, energi samt rena konsultkostnader.

I och med Business Central, som kan köras som en ren Saas lösning, har denna spiral av uppgraderingsprojekt slutligen brutits. Systemet uppgraderas automatiskt vilket ingår i prenumerationskostnaden. Genom en teknisk omarbetning av hur tillägga och anpassningar i systemet görs (en teknik som kallas för Extensions), så kan uppgraderingen av systemet göras trots att företaget gjort egna anpassningar i det.

Om du vill se en mer utförlig historik av utvecklingen som lett fram till Business Central kan du läsa denna på, History of Navsion from 1983 till today.

Hur Business Central är för användaren

Fullständig webbklient

Business Central har en fullständig webbklient. Det innebär att det inte finns några behov av lokalt installerad programvara för att komma åt all den funktionalitet som finns i systemet.

Utseendet på Business Central har gjorts om för att bättre likna övriga Dynamics 365-produkter. Det körs som en applikation som är åtkomlig direkt från "Office365 startknappen" på samma sätt som övriga Dynamics, Power Bi, och Officeprodukter. Business Central blir en naturlig del av användarens användargränssnitt och användaren kan enkelt växla mellan exempelvis Outlook och Business Central.

Enkel och intuitiv navigering

Användargränssnittet är anpassningsbart, med rollspecifika vyer, personliga flöden och smarta meddelanden. Det första användaren möts av är en startsida som anpassas efter användarens roll i företaget. Även menysystemet är anpassat efter användarens roll så att grupperingen av funktioner görs utifrån den verklighet användarens arbete består av.

På startsidan visas insikter och utpekade nyckeltal tillsammans med tydliga länkar till listor med specifika dokument som kräver åtgärder eller specifika åtgärder så som att skapa nya dokument. På startsidan visas även relevanta grafer, listor samt möjlighet att visa upp kompletta BI-analyser via Power BI.

Användare kan själva styra om vilka komponenter som ska finnas på startsidan och hur dessa ska grupperas. På samma sätt kan användaren även justera vilken information som ska visas på övriga sidor i systemet.

Fullständig spårning

I Business Central kan du enkelt spåra hur saldon byggt upp genom att visa de transaktioner som ligger tillgrund för dessa. Om användaren exempelvis vill se de reskontratransaktioner som ligger till grund för beräkningar av kundens saldo, får användaren enkelt fram dessa med ett klick.

Då systemets olika moduler är helt integrerade har användaren möjlighet att enkelt analysera vad som är orsaken till en transaktioner eller vad som i övrigt är kopplat till den. Genom funktionen Analysera kommer användaren enkelt åt alla kopplade transaktioner och dokument i systemet som användaren har behörighet. Det innebär att användaren enkelt kan nå bokningar i huvudboken, eller kopior på exempelvis den skickade fakturan.

Business Central som App

Business Central är åtkomlig via webbläsare eller via en speciell app. Appen är fullt utrustad för att ge användarna tillgång till sin rika funktionalitet över Windows, iOS och Android-stationära datorer, telefoner och surfplattor.

I denna app har användaren tillgång till de funktioner som vanligtvis nås via webbklienten, men anpassad till den aktuella storleken på skärmen och de möjligheter som finns i den aktuella enheten.

Integration med andra Microsoft-tjänster

Då Business Central är molnbaserat fungerar det sömlöst med inte bara andra Dynamics 365-appar, utan Office 365, PowerApps, Microsoft Flow och Power BI. Den nya versionen har också en utökad integration med Outlook, vilket gör det möjligt för användarna att använda Business Centers offert-till-kontanter i sin inkorg, inklusive möjligheten att generera offerter baserat på innehållet i ett e-postmeddelande och skicka fakturor.

Inbyggd intelligens

Business Central drar nytta av Microsofts investeringar i AI och maskininlärning. Det innebär att systemet hjälper användare att skapa mer exakta prognoser, bättre nästa steg rekommendationer och mer djupa, värdefulla analytiska insikter.

Mängden funktioner som tar stöd av detta utökas kontinuerligt. I senaste uppdateringen finns exempelvis inbyggt stöd för att låta AI automatiskt skapa betalningsprognoser på kundfakturor utifrån tidigare betalningar. Läs mer om hur Azure Mashine Learning används för att förutspå sena betalningar.

Andra funktioner som finns inbyggda i Business Central som nyttjar Machine Learning är att skapa försäljningsprognoser.

Grundläggande funktioner i Business Central

Dynamics 365 Business Central levereras med omfattande grundfunktionalitet i den paketering som benämns som Essentials. Här är en översikt över vad du kan förvänta dig från Business Central Essential per funktionsområde:

Finanshantering

Business Central har en väldigt välutvecklad finansmodul som är kärnan i systemet. Detta inkluderar alla grundläggande funktioner du kan förvänta dig från ett affärssystem, t.ex. hantering av skulder och fordringar, övervakning av kassaflöden, förberedande av momsrapporter och genomförande av år- och period-avslut.

Business Centrals huvudbok gör det möjligt för användarna att snabbt konfigurera och börja bokföra till redovisningskonton i journaler. Business Central kan också hjälpa till att hantera lagerföringskostnader och drifts- och avdelningsbudgetar. Användare kan också enkelt hålla reda på anläggningstillgångar och relaterade transaktioner som förvärv, avskrivningar, nedskrivningar, uppskattningar och avyttringar.

Business Central gör revisionen mer intuitiv genom att automatiskt tilldela audit-trail och beskrivningar till varje transaktion. Användare kan ytterligare stärka sina revisionsspår genom att definiera hänvisningskoder som läggs till i huvudboksposter. Konsolidering möjliggör sammanslagningen av finansiella data från flera företag, så att rapporter kan tas ut på koncernnivå. Bankkontoutdrag kan också importeras och automatiskt stämmas av i Business Central.

Företag som har bankkonton i flera valutor kan skapa och hantera dessa saldon i Business Central. Det innebär att användaren kan boka in och utbetalningar direkt i den aktuella valutan vilket blir en egen form av reskontra som stödjer värdering och omvärdering mot balansräkningen. Utöver hantering av valuta i bankkonton stödjer systemet valutahantering i stöder kund och leverantörsreskontra samt vid konsolidering av dotterbolag med andra valutor.

En alternativ rapporteringsvaluta per företag gör att du enkelt kan delge din redovisning i exempelvis moderbolagets valuta.

Andra grundläggande funktioner som givetvis finns i Business Central för att effektivisera hanteringen av företagets redovisning är: Obegränsat antal redovisningsdimensioner, periodisering, automatkonteringar, fördelningsnycklar, redovisningsbudgetar, momsrapportering, sie-import/export, kostnadsredovisning med allokeringsfunktioner, kassalikviditetsanalys etv. Hantering av relationer (CRM)

Även om det inte är en heltäckande CRM-lösning, innehåller Business Central vissa funktioner för att hjälpa företag att organisera och optimera sina försäljningsinsatser.

Genom Business Central kan användarna registrera och hantera kontaktuppgifter för alla sina affärsrelationer. Dessa kontakter kan segmenteras och användas för att rikta marknadsföringskampanjer.

Leads och affärsmöjligheter kan hanteras, så säljteam kan se exakt var möjligheterna finns i säljprocessen och varifrån man bäst kan fokusera sina ansträngningar.

För företag som behöver mer avancerade CRM-funktioner integreras Business Central enkelt med Dynamics 365 Sales, vilket gör det möjligt för användare att synkronisera information mellan de olika Dynamics produkterna.

Supply Chain

Att ha en exakt och aktuell översikt över försörjningskedjan är avgörande för företag som hanterar logistik. Business Central hjälper organisationer att hålla reda på deras försörjningsplanering, från att hantera order och övervaka lager, till att få produkter transporterade dit de behövs.

Med Business Centers försörjningsplanering kan företagen bearbeta försäljningsorder och hantera inkommande beställningar och leveranser.

Oavsett om varulagret är beläget i en butik, ett distributionscenter, lager eller showroom, hjälper Business Central till att hantera lagernivåerna. Detta innefattar även att föra separata lagernivåer per lagerställe med stöd för olika värderingar. Även varor i transit (dvs. som för tillfället är i förflyttning mellan de olika lagerställena hanteras korrekt).

Lagerhantering via Business Central kan implementeras på flera komplexitetsnivåer, beroende på hur verksamheten hanterar orders.

Personal

Business Central tillåter användare att hålla detaljerade anställningsuppgifter som kontakter, kvalifikationer och kontraktsinformation. Koder kan tilldelas anställda poster för att göra det möjligt för chefer att gruppera och spåra medarbetarinformation enligt faktorer som erfarenhet, färdigheter, utbildning och fackligt medlemskap.

På samma sätt kan anställdas frånvaro loggas, spåras och taggas med hjälp av orsakskoder.

Systemet har också stöd för att hantera utlägg. Utlägg kan bokas i en journal varpå anställda kan enkelt återbetalas med samma metod som används för att betala leverantörer.

Projekthantering

Business Central innehåller stöd för hantering och redovisning av projekt. Bland de verktyg modulen innehåller finns stöd för uppsättning av projekt med konfiguration av aktiviteter, bokföringsregler, ansvarsområden etc. Det finns även stöd för schemaläggning av resurser, hantering av budgetar och övervakning av framsteg.

Business Central gör det möjligt för projektledare att registrera, gruppera och sälja resurser, samt övervaka och analysera användningen för att informera uppskattningar, hantera kostnader och planera projekt baserade på resurs tillgänglighet.

Projektledaren kan hantera fastprisjobb och projekt med löpande debitering för att automatiskt generera kundfakturor baserat på kopplade kostnader.

Tidrapporteringsfunktion låter användare att rapportera tid både anställda och utrustning. Rapporteringen sker enkelt av den anställda själv och godkänns av chef eller projektledare innan den bokas mot projektet.

Premium funktioner i Business Central

Premium licenser inkluderar förutom allt som ingår i den grundläggande paketeringen även tillgång till modulerna Service och Produktion.

Service

Service modulen gör det möjligt för företag att övervaka deras servicekontrakt och serviceorderhantering.

Förutom stöd för att definiera serviceavtal med periodisk fakturering etc. ger modulen stöd för att automatiskt spåra sålda enheter och offerera nya servicekontrakt. Från ett servicekontrakt kan både nya serviceförfrågningar hanteras samtidigt som rutinunderhåll. Det gör det också möjligt för användarna att hantera viktiga komponenter i deras serviceverksamhet, till exempel kontraktsinformation, komponenter och garantiinformation.

Service KPI kan övervakas via Business Central, vilket gör det möjligt för användare att logga och spåra information om servicenivåer, svarstider och servicehistorik för varje kontrakt.

Rutinerna för att slutföra serviceorder kan också hanteras, vilket innebär stöd för att tilldela personal baserat på kompetens och tillgänglighet, logga hanteringen och uppdatera orderstatus.

Produktion

Företag med egen tillverkning har med denna modul stöd för hantering av produktstrukturer, operationsföljder, produktionsorder, material- och kapacitets-planering. Modulen her även stöd för legotillverkning där produktionsorder förmedlas till underleverantörer.

Supply chain funktionaliteten i Business Central ingår även i produktionsmodulen så att användare får hjälp med att planera och hantera efterfrågan, med mallplanering och materialkrav, planeringsverktyg och skapa produktions- och inköpsorder baserat på efterfrågesprognoser och lagernivåer.

Maskiner kan hanteras i modulen vilka aggregeras i arbetscenter för att tillåta användare att kontrollera kapacitetsnivåerna och se till att arbetscentren fungerar på en effektiv nivå.

Dessutom stöder Business Central agile tillverkning, vilket gör det möjligt för företag att planera för topptider och göra elfte-timmars förändringar i processer för att underlätta förändringar.

Tilläggsmoduler till Business central

Business Central kan utökas med tredjepartslösningar vilka enkelt läggs till i systemet. Detta kan exempelvis vara i form av kopplingar till specifika betaltjänster, inkassorutiner eller branschspecifika verksamhetsmoduler.

Andra tilläggsmoduler som kan läggas till Business central är kompletta rutiner för attestrutiner, exempelvis attestsystemet ExFlow för D365 BC.

För att möjliggöra effektiv kommunikation med företagets kunder kan Business Central kopplas mot kundportallösningen Bizzjoiner.

Anpassningsmöjligheter

Anpassningar i Dynamics 365 Business Central görs i form av nya Extensions. Detta är rutiner som läggs till ovanpå standardfunktionalitet, vilket innebär att vid en uppgradering av grundsystemet så följer dessa tillägg med.

Vid kundunika anpassningar finns möjlighet att skapa helt nya entiteter, formulär och rutiner för att bygga nya eller komplettera befintliga moduler. Det är även möjligt att komplettera befintliga formulär med nya fält eller åtgärder som underlättar användarnas vardag.